Aliviar a los directivos de la carga de la gestión del tiempo

La gestión del tiempo y la asistencia, y en particular la planificación del tiempo, es una cuestión operativa, que garantiza que las personas adecuadas estén disponibles en el momento adecuado, en el lugar adecuado y en cantidad suficiente para llevar a cabo una tarea. Sin embargo, la gestión del tiempo de trabajo y de las actividades también debe cumplir y respetar las obligaciones legales definidas en el Código Laboral, en particular en lo que respecta a la jornada laboral legal y los periodos de descanso, so pena de sanciones penales.

Para ello, los gestores y administradores de RRHH tienen que controlar y hacer un seguimiento de las horas de trabajo individuales de cada empleado. Aparte del resultado final, estas tareas diarias tienen poco valor añadido y consumen mucho tiempo. Afortunadamente, es posible optimizar y descentralizar la gestión del tiempo para lograr una organización interna más eficaz.

Las tareas de gestión del tiempo y la actividad

La gestión del tiempo de trabajo y de las actividades debe permitir a cualquier jefe de equipo o director de empresa tener una visión global de la distribución de los recursos humanos y del tiempo de trabajo asignado a cada actividad en la empresa.

Para ello, es necesario disponer de información sobre cada empleado con el fin de anticiparse a las necesidades futuras, respetando al mismo tiempo las obligaciones legales.

Así pues, en la gestión del tiempo entran en juego muchas variables:

• asistencia (llegada, salida, pausas) ;
• seguimiento de las ausencias (vacaciones, permisos especiales, bajas laborales, etc.)
• cálculo de las horas extraordinarias y control del descanso compensatorio;
• gestión de jornadas a tiempo completo, a tiempo parcial, con tarifa fija, etc. ;
• control de los horarios de trabajo específicos (período mínimo de descanso obligatorio, horas máximas trabajadas, trabajo nocturno, anualización, etc.).

En muchas empresas, estas tareas son gestionadas en parte por los directivos, que recopilan y comunican la información al departamento de RRHH para su registro y análisis. A veces, esta información se introduce varias veces o simplemente se olvida, lo que puede tener importantes repercusiones en términos de sanciones para la empresa.

Sin embargo, el uso de un portal colaborativo o de autoservicio facilitaría enormemente este proceso de gestión, que lleva mucho tiempo, además de asegurar y acelerar los procesos internos. Este tipo de herramienta permite implicar a los empleados, lo que constituye un importante factor de motivación.

Por tanto, el uso de un portal colaborativo o de "autoservicio" facilitaría en gran medida esta gestión que requiere mucho tiempo, además de asegurar y acelerar los procesos internos.

Descentralización de la gestión del tiempo de trabajo y de las actividades

Descentralizar la gestión del tiempo significa abrir el proceso a otras partes interesadas. El hecho de que un programa informático esté diseñado para RRHH no significa que sólo deba ser utilizado por el departamento de RRHH. Puede y debe estar abierto a todos para favorecer la transmisión de información. Este es uno de los intereses del software SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos). A pesar de su nombre tan específico, no está reservado exclusivamente a la función de RRHH, sino todo lo contrario.

Se trata de un software diseñado para gestionar los recursos humanos en el sentido más amplio, en un entorno global. Para ello, el SIRH se compone de diferentes módulos adaptados a las especificidades y necesidades de cada departamento de la empresa. Todas las partes interesadas de la empresa tienen un papel que desempeñar en la alimentación de una herramienta de este tipo, incluidos los empleados y directivos que disponen de un espacio personal.

Además de favorecer un mejor flujo de información, una herramienta de este tipo refuerza el vínculo entre empleados y directivos.

Atención al espacio personal de los empleados

En términos de gestión del tiempo y de las actividades, el uso de un espacio personal de RRHH permite a los empleados introducir o consultar la información de RRHH que les concierne y realizar sus solicitudes directamente en línea. El gestor recibe entonces una notificación en su propio espacio.

Una herramienta de este tipo libera al gestor de un número considerable de tareas que consumen mucho tiempo, desmaterializándolas y/o automatizándolas. Además, el circuito de validación es más rápido. A menudo accesible en línea, desde un PC pero también en una tableta o un smartphone, el espacio personal de RRHH facilita los trámites de los empleados móviles o que teletrabajan.

En la práctica, este tipo de interfaz permite :

• fichaje virtual de entrada y salida de cada empleado;
• registro automático de las horas de trabajo efectivas;
• la declaración de presencia, por ejemplo para los ejecutivos con contratos de duración determinada;
• la presentación y el seguimiento de las solicitudes de vacaciones de los empleados y su aprobación en tiempo real por el gestor;
• presentación y seguimiento de las solicitudes de teletrabajo de los empleados;
• consulta de la planificación individual y colectiva;
• la declaración de actividades específicas realizadas durante la jornada laboral;
• consulta y seguimiento de los empleados: formación, revisiones médicas, entrevistas profesionales, etc;
• transferir horas o días libres al CET;
• etc.

Implicar a los empleados en la gestión del tiempo a través de esta sencilla plataforma ahorra tiempo a todas las partes y mejora los tiempos de respuesta (validación de permisos, gestión de nóminas, programación, etc.).