Facilite la gestión de las reservas de sus salas de reunión
Optimice la ocupación de sus salas de reunión y asegure sus equipos
El software Kelio, acoplado a los terminales Kelio Visio X7 y a sus calendarios corporativos (Outlook® o calendarios sobre Exchange), le ofrece la solución adecuada para supervisar y simplificar la gestión de todas sus salas de reunión.
¿Cómo gestionar sus salas de reunión sin pérdidas de tiempo?
¿Quién no conoce el «rompecabezas» de administrar las salas de reuniones? Doble reserva, sala reservada pero no ocupada, interrupciones de reunión, degradación de los equipos, etc. Aunque el calendario Outlook® sigue siendo la herramienta más utilizada en los negocios para organizar reuniones, no siempre asegura la optimización de la ocupación de las salas y no puede evitar todas las pérdidas de tiempo asociadas a las reservas.
Kelio Reserva de salas es un módulo concebido para facilitar las reservas de salas, evitar los conflictos y proteger el equipo presente en la sala de reunión.
Establece el vínculo entre Outlook® y las soluciones de control de acceso Kelio :
- Reserve sus salas mediante su calendario Outlook® sin modificar los hábitos de sus empleados (o vía cualquier otro sistema de mensajería alojado sobre Exchange).
- Optimice la ocupación gracias al terminal Kelio Visio X7 instalado a la entrada de cada sala de reunión.
Reserve rápida y fácilmente sus salas de reunión
Las informaciones recopiladas en su agenda Outlook® son transmitidas automáticamente a los terminales Kelio Visio X7, que muestran las reservas en curso frente a cada sala de reunión.
El terminal interactivo Kelio Visio X7 permite:
- Gestionar las entradas / salidas: solo las personas autorizadas tendrán acceso a la sala durante el período reservado,
- Visualizar las disponibilidades de una sala,
- Efectuar una reserva directamente vía el terminal.
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Sincronice sus reservas para una óptima ocupación de sus salas
La sincronización de las informaciones de reserva entre Outlook® y los terminales Kelio Visio X7 ofrece una verdadera flexibilidad y permite aumentar la tasa de ocupación real de las salas:
- En su agenda Outlook®: cree una reunión y losdetalles serán transmitidos al terminal asociado a la sala de reunión, lo que evitará la ocupación inesperada de la sala.
- Sobre el terminal Kelio Visio X7: Al encontrar una sala disponible, cree o modifique una reunión directamente sobre la pantalla del terminal. Los participantes concernidos recibirán una notificación en su calendario Outlook®.
- ¿Su reunión ha terminado antes de lo previsto? Puede liberar la sala de reunión sobre el terminal a la entrada de la sala. La sala de reunión se muestra como libre en los calendarios Outlook® de sus compañeros.
Durante su reunión, la sala se marca como ocupada y no accesible a cualquier persona no invitada a la reunión. ¡No más interrupciones inesperadas por parte de terceros y pérdidas de tiempo!
¿Cómo asegurar sus salas de reuniones?
Gracias a Kelio y sus terminales, el acceso a sus salas de reuniones está protegido. Cuando las salas de reunión están desocupadas, el acceso a las salas está automáticamente bloqueado para asegurar los equipos de la sala: videoproyector, pantalla, PC, etc.
Durante una reunión, solo el organizador y los participantes tienen acceso a la sala y únicamente durante el período de reserva. Las reservas de salas son registradas y pueden ser rastreadas en caso de incendio.
¿Cómo le ayuda Kelio a gestionar la reserva de sus salas de reunión?
El software Kelio, en combinación con los terminales Kelio Visio X7, permite:
- Enlazar con los calendarios Outlook® y el control de acceso de las salas de reunión
- Gestionar y modificar las reservas a partir de un ordenador, de un smartphone o de un terminal a la entrada de la sala
- Asegurar las salas de reunión y el equipo presente cuando las salas están desocupadas
- Cerrar una sala después de la reunión directamente sobre el terminal, con el fin de volver a ponerla disponible
- Gestionar los accesos a las salas de reunión según las autorizaciones acordadas
