Software de firma electrónica para documentos de RRHH
Kelio: el software para digitalizar la firma electrónica de documentos
Firma remota de documentos de RRHH: contrato de trabajo, edición de fin de período, protocolo sanitario o normativa interna, etc. ¡Firmar documentos y archivarlos nunca ha sido tan fácil!
Ventajas de la firma electrónica en la gestión de documentos
Seguramente se pregunte qué ventajas ofrece la firma electrónica a las empresas. Una de ellas es ahorrar tiempo acelerando el tratamiento de las tareas administrativas. Pero no es sólo esa, la digitalización de sus procesos de firma presenta numerosas ventajas:
- Reducción de costes: supresión de impresiones en papel y envíos por correo,
- Eliminar el papel = salvar el medio ambiente,
- Reducción de los plazos de formalización al contratar a un nuevo colaborador,
- Eliminación de tareas que consumen mucho tiempo como clasificar, meter en un sobre, enviar, archivar, ... un ahorro de tiempo considerable para el servicio de RRHH,
- Se certifica la identidad de los signatarios y la integridad de los documentos firmados,
- Posibilidad de enviar documentos para firmar de forma individual o en modo agrupado,
- Todos los documentos firmados se archivan automáticamente.
Digitalizar la firma para documentos de RRHH es un proceso sencillo
¡Diga adiós al papeleo, a los envíos postales y al extravío de documentos!
Gracias al módulo de digitalización completo, podrá hacer firmar sus documentos de RRHH recurrentes desde Kelio:
- Listado de fin período,
- Documentos: contrato de trabajo, certificado de trabajo, etc.
También es posible hacer firmar documentos externos:
- Genéricos, como un protocolo sanitario o reglamento interno.
- Individuales, como una ficha de puesto.
Proceso del gestor de RRHH
Creación de modelos de firma según el tipo de documento
Creación de los documentos en Kelio o importación en formato PDF
Envío para su validación a la dirección con la firma de la empresa
Una vez enviados, seguimiento del progreso de los documentos de RRHH, y posibilidad de relanzarlos o incluso revocarlos en caso de error o anulación del proceso
Consulta del consumo de las firmas en tiempo real
Recogida y archivo de los documentos firmados. Posibilidad de consultarlos e imprimirlos
Proceso del signatario
Abrir el e-mail con el documento para firmar
Leer el documento en su totalidad
Hacer clic para iniciar el proceso de firma
Introducir el código único recibido por SMS o e-mail para confirmar la identidad
Tan pronto como el documento sea firmado por todos los signatarios, un e-mail le permitirá descargar y conservar el documento
Seguimiento y archivo seguro de documentos digitales
Puede ver fácilmente el progreso de los documentos enviados para firmar gracias a la tabla de seguimiento.
Las funciones de clasificación y filtros facilitarán la identificación de los signatarios que aún no han firmado para relanzarlos o identificar errores y revocar el proceso.
Una vez firmados, los documentos se archivan automáticamente en su espacio de almacenamiento de Kelio. Las funciones de clasificación y descarga están disponibles.
La autenticidad del documento y su signatario se certifican con un archivo de prueba.
QUIERO DIGITALIZAR MIS FIRMAS RRHHUna firma digital fácil, práctica y adaptada
Kelio le facilita la vida con un coste único a la firma gracias a su fórmula «todo incluido»:
- La firma electrónica del signatario
- Envío por e-mail o SMS de un código único para autenticar y confirmar la firma
- Firma de la empresa por parte de la dirección (sociedad como persona o entidad jurídica)*
- Envío por e-mail a cada signatario de un enlace desde el cual descargar el documento una vez firmado
- Recepción y almacenamiento del documento firmado para la empresa en su servidor Kelio, en un espacio seguro.
*Kelio simplifica la firma de su empresa (en el servidor) gracias a su pantalla de validación previa al envío de los documentos para firma, que le permite también incorporar de manera electrónica el consentimiento de la empresa por medio de un certificado «permanente» (certificado de larga duración y no restringido a una única operación de firma).
Su firma también será digitalizada y permitirá evitar errores antes de enviar los documentos y colocar en cada documento de RRHH la firma de la empresa legalmente reconocida.
¡Pague únicamente por lo que utiliza!
- Facturación por trimestre
- y según el nivel de firmas consumidas
- Los precios son decrecientes: cuanto más se utilice, menor será el precio por unidad.
Firma digitalizada: la solución para firmar documentos digitales con valor jurídico
Para que la firma electrónica o "e-firma" tenga el mismo valor probatorio que una firma manuscrita, debe ser validada por una autoridad de certificación.
La firma electrónica de un documento numérico garantiza lo siguiente:
- La identidad del signatario (de forma única y clara)
- La integridad del documento firmado (después de la firma, el documento ya no se puede modificar)
- La obligada aceptación del documento firmado por parte del signatario (el signatario no puede negar haber firmado).
Desde el 1 de julio de 2016, la eIDAS se ha convertido en una norma europea que constituye un marco legal y armoniza las reglas que rigen las firmas a gran escala de toda la Unión Europea.
Kelio proporciona automáticamente un archivo de prueba que certifica el proceso de firma electrónica para cada documento firmado.
Nitro: nuestro socio de confianza para la firma electrónica
Kelio decidió asociarse con el organismo de certificación Nitro Sign para ofrecerle esta funcionalidad.
Esto le ofrece garantía de conformidad con la normativa europea e internacional.
Nuestro socio de confianza sigue las normas de la ley eIDAS. Esta asociación cumple con las obligaciones del RGPD.
Descubra las ventajas del software de firma electrónica de Kelio
- Gane tiempo en las tareas de RRHH repetitivas
- Reduzca sus costes
- Se acortan sus plazos de contratación
- Se garantiza la integridad de los documentos firmados
- Pague según el consumo
