Este 2025 trae cambios significativos en la legislación laboral en España con la posible aprobación de una nueva ley que reducirá la jornada máxima a 37,5 horas semanales y reforzará la obligatoriedad del registro de jornada. Esto implica que las empresas no solo deberán ajustar sus horarios, sino también garantizar un control horario fiable y digitalizado que cumpla con las normativas vigentes.
Este 2025 trae cambios significativos en la legislación laboral en España con la posible aprobación de una nueva ley que reducirá la jornada máxima a 37,5 horas semanales y reforzará la obligatoriedad del registro de jornada. Esto implica que las empresas no solo deberán ajustar sus horarios, sino también garantizar un control horario fiable y digitalizado que cumpla con las normativas vigentes.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto 8/2019, es obligatorio fichar en el trabajo, pero con la próxima reforma, se intensificarán los requisitos y se eliminarán definitivamente los sistemas manuales sin trazabilidad. Además, se prevé la posibilidad de que los datos de jornada se integren en una plataforma de acceso estatal.
A lo largo de esta guía, aclararemos la normativa de fichar en el trabajo, los beneficios y sanciones por no cumplirla, la importancia del uso de fichaje digital o biométrico, así como las implicaciones de la próxima reducción de la jornada laboral. Tanto si eres responsable de recursos humanos como si formas parte de la plantilla, es fundamental conocer las claves para evitar problemas legales y sanciones.
Nueva ley de control horario (RD 8/2019 y futuras reformas)
El punto de partida legal para el registro de jornada en España se encuentra en el Real Decreto-ley 8/2019, que marcó un antes y un después en la regulación del control horario. Esta normativa estableció la obligatoriedad de registrar la jornada laboral en todas las empresas, sin importar su tamaño, así como la obligación de conservar, entre otros datos, las horas trabajadas, incluida la hora exacta de entrada y salida de cada empleado.
Sin embargo, en estos momentos se encuentra en proceso de aprobación una nueva ley de control horario para los trabajadores. Esta normativa establecerá que el fichaje obligatorio deberá ser digital e inequívoco, eliminando cualquier sistema en papel sin trazabilidad y reforzando los controles sobre los registros de jornada.
Reducción de la jornada a 37,5 horas: puntos clave de la próxima ley
Uno de los aspectos más relevantes de esta reforma es la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales, lo que implicará una reestructuración de horarios en muchas empresas.
Esta medida se complementa con el control de horario de los trabajadores, que no solo regulará los tiempos de trabajo, sino también las pausas, descansos y ausencias, que deberán ser fichadas para evitar interpretaciones erróneas en el cómputo de horas.
Se está considerando la implementación de un sistema estatal para el almacenamiento y consulta de los registros de jornada por parte de la Inspección de Trabajo.
Según ha indicado el Consejo Español para el Registro de Jornada (CERJ), aunque el texto final de la ley aún no ha sido publicado, se estima que el proceso constará de 3-4 meses para la aprobación de la norma y unos 6 meses adicionales de adaptación para su integración en los convenios colectivos.
Dado que la reducción de la jornada y el refuerzo del fichaje digital avanzan hacia una mayor trazabilidad y control, las empresas deben comenzar cuanto antes a preparar sus sistemas para cumplir con la normativa.
¿Por qué es obligatorio fichar en el trabajo?
La principal razón por la que es obligatorio fichar en el trabajo radica en la necesidad de garantizar que se cumplan los límites de la jornada y que se retribuyan correctamente las horas extraordinarias. Tanto la Inspección de Trabajo como los tribunales han hecho especial hincapié en que sin un registro preciso, no se puede demostrar si existe exceso de jornada o una correcta compensación.
Además, la ley protege los derechos de ambas partes:
- Empleados: Se evitan abusos, se les permite conocer y validar sus horas trabajadas y se potencia la conciliación.
- Empresas: Contar con un registro digital reduce conflictos y proporciona datos para una mejor planificación de los recursos humanos.
En definitiva, la obligación de fichar en el trabajo no solo responde a exigencias legales, sino que también favorece una gestión más eficiente y justa.
¿Qué pasa si no fichas en el trabajo? Consecuencias para el trabajador
Una de las dudas más frecuentes es qué pasa si no fichas en el trabajo. Desde la perspectiva de la ley, fichar es responsabilidad tanto de la empresa como de cada empleado. Sin embargo, el trabajador que se niegue sistemáticamente a registrar su jornada se expone a:
- Apercibimientos o sanciones internas: Dependiendo de la gravedad y la normativa interna.
- Posibles despidos disciplinarios: En casos de reincidencia o incumplimientos graves.
Por otro lado si un trabajador no ficha, no deja constancia de su horario y esto puede generar incertidumbre a la hora de acreditar las horas realizadas. Por eso, es vital que, desde la empresa, exista un protocolo claro de registro horario y que se informe a toda la plantilla de su importancia.
¿Qué pasa si en mi empresa no se ficha? Riesgos y sanciones
Si en una empresa no se ficha, existe el riesgo de recibir una sanción. El incumplimiento del registro horario puede derivar en sanciones por no fichar en el trabajo, que pueden clasificarse como infracciones leves o graves. Estas multas se imponen a la compañía y pueden suponer un coste económico elevado, llegando incluso a la paralización de la actividad si se detectan conductas fraudulentas. Más allá del impacto financiero, también puede afectar la reputación de la empresa y aumentar la probabilidad de ser objeto de inspecciones futuras.
La multa por no fichar en el trabajo se considera una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La cuantía varía según el número de trabajadores afectados y la reincidencia en la infracción. Por ello, implantar un sistema de fichaje digital confiable y seguro es imprescindible para garantizar el cumplimiento normativo y evitar problemas futuros.
Normativa fichar en el trabajo: requisitos y obligaciones diarias
Desde 2019, y con mayor rigor en la nueva ley, la normativa sobre el fichaje en el trabajo establece una serie de requisitos que todas las empresas deben cumplir. Según el Consejo Español para el Registro de Jornada (CERJ), para garantizar el cumplimiento de la normativa, las empresas deben contar con un sistema que:
- Registre la jornada de manera diaria e individualizada: Debe reflejar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, así como el total de horas trabajadas.
- Permita la validación por parte del empleado: A través de firma digital o confirmación en un software, asegurando que el registro sea inequívoco.
- Garantice la conservación de los datos: Los registros deben almacenarse durante al menos 4 años en un formato fácilmente exportable para su revisión por parte de la Inspección de Trabajo.
- Incluya el registro de pausas y descansos: Todas las pausas deben ficharse; de lo contrario, se computarán como tiempo efectivo de trabajo.
- Totalice la jornada en distintos períodos: El sistema debe permitir la consulta del cómputo semanal, mensual y anual de las horas trabajadas.
- Asegure la inalterabilidad de los registros: El sistema de fichaje debe impedir manipulaciones o modificaciones no autorizadas. Por ello, la ley prohíbe expresamente el uso de sistemas en papel sin control, reforzando la necesidad de un fichaje digital.
- Sea accesible para la Inspección de Trabajo en cualquier momento: La información debe poder consultarse de forma rápida y fiable en caso de auditoría o inspección laboral.
¿Cómo se debe fichar en el trabajo para cumplir la ley?
Para saber cómo se debe fichar en el trabajo y evitar incurrir en infracciones, es fundamental remitirse a la normativa vigente. La ley establece que el sistema de registro debe ser trazable y seguro, impidiendo alteraciones manuales o manipulaciones no autorizadas. Además, queda prohibido el uso de registros en papel sin control, ya que no garantizan la integridad ni la fiabilidad de la información.
Actualmente, se recomienda el uso de fichaje digital o fichaje online, ya que permite un registro automático, accesible y válido legalmente. Muchas empresas optan por máquinas para fichar en el trabajo con reconocimiento biométrico o tarjetas de proximidad, siempre en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y con la firma informada de los empleados.
Pausas, descansos y ausencias: ¿deben ficharse?
Las pausas, descansos y ausencias deben ficharse para evitar confusiones. Si no se reflejan estas interrupciones en el sistema, se considera que el empleado sigue en jornada activa, con el coste que ello implica para la empresa y las posibles reclamaciones por horas extraordinarias. Además, ausencias por enfermedad o permisos deben quedar documentadas para evitar malentendidos o fraudes.
Sistemas de fichaje: software digital, fichaje online y biometría
Existen distintas soluciones para dar cumplimiento a la ley, desde los terminales físicos hasta software digitales. En la actualidad, el control de horario trabajadores se suele gestionar mediante:
Aplicaciones móviles: Permiten fichar desde cualquier lugar, útiles para teletrabajo o personal en movimiento.
Terminales biométricos: Garantizan que solo el empleado pueda fichar, identificándolo por huella, rostro o iris. Se debe tener en cuenta que implantar un sistema biométrico es algo complejo y es imprescindible cumplir previamente una serie de requisitos que detallaremos más adelante en este artículo.
Tarjetas de proximidad: Más simples, pero eficaces para fichar entrada y salida trabajo.
Plataformas web: Accesibles desde cualquier navegador, con validación segura y firma digital. Esta solución que se integra con otros módulos de recursos humanos, facilitando informes y la totalización de horas.
Ventajas del fichaje digital frente al registro manual
El fichaje digital aporta beneficios que van más allá del mero cumplimiento legal:
- Eliminación de errores humanos: Automatiza el recuento de horas y pausas, reduciendo posibles disputas.
- Centralización de datos: Toda la información se gestiona en una única plataforma, lo que facilita auditorías internas y externas.
- Economía de tiempo: RRHH no tiene que invertir horas en cuadrar horarios o validar la veracidad de registros manuales.
- Seguridad jurídica: Un soporte digital, con firma electrónica o biométrica, demuestra de manera sólida el cumplimiento de la ley.
Uso de biometría y RGPD: ¿qué debe cumplir la empresa?
La biometría conlleva un tratamiento de datos especialmente sensibles. Para cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) la empresa debe:
- Informar claramente al trabajador sobre el tipo de datos recabados (huella, reconocimiento facial, etc.) y el motivo.
- Garantizar la seguridad: Tanto a nivel de almacenamiento (servidores seguros) como de transferencia de datos.
- Obtener consentimiento expreso si se trata de datos biométricos, asegurando la voluntad libre e informada del empleado.
- Restringir accesos: Solo personal autorizado y bajo un protocolo de seguridad estricto.
- Hacer una evaluación de impacto previa a su aplicación: La evaluación de impacto consiste en analizar los riesgos que este sistema conlleva para la privacidad y los derechos de los empleados. Permite detectar vulnerabilidades, evaluar la necesidad y proporcionalidad del uso de datos sensibles, y establecer medidas de seguridad que cumplan con el RGPD, reduciendo así la probabilidad de brechas y garantizando la protección de la información.
Sanciones por no fichar en el trabajo: multas y riesgos legales
El incumplimiento del registro supone una sanción por no fichar en el trabajo que puede clasificarse como grave y, en casos extremos, muy grave. La Inspección de Trabajo suele imponer multas que van desde unos cientos hasta varios miles de euros, dependiendo de factores como: tamaño de la empresa, número de trabajadores sin registrar y reincidencia o falta de colaboración.
En situaciones extremas, la inspección puede incluso detener la actividad de la empresa hasta que se cumpla la normativa. De ahí que la adopción de un sistema digital sea prioritaria para evitar multas y otros costes asociados al incumplimiento legal.
Cómo evitar multas: pasos prácticos para la empresa
Para esquivar las sanciones por no fichar en el trabajo, se aconseja:
- Seleccionar un software de control horario que cumpla con los requisitos legales de trazabilidad y seguridad.
- Formar a la plantilla sobre la importancia de fichar entrada y salida trabajo, así como las pausas.
- Auditar periódicamente los registros para detectar posibles anomalías, antes de que lo haga la Inspección.
- Mantener actualizados los datos y la documentación, listos para inspección.
Adaptación a la nueva ley: plazos y recomendaciones
La implantación de la futura ley (37,5 horas de jornada máxima y mayor refuerzo del fichaje digital) podría estar plenamente operativa a finales de año. Para no asumir riesgos, las empresas deberían comenzar cuanto antes a modernizar sus sistemas de registro.
Cabe la posibilidad de que la Inspección de Trabajo tenga acceso a los datos alojados en la nube o solicite informes mensuales con fechas, registros y ausencias. Por ello, la agilidad y precisión en la gestión horaria serán fundamentales.
Buenas prácticas para la empresa y el departamento de RRHH
Para garantizar el cumplimiento de la normativa y optimizar la gestión del control horario, es fundamental que las empresas adopten medidas que faciliten la correcta implementación del fichaje obligatorio. A continuación, se detallan algunas buenas prácticas que ayudarán a reforzar la transparencia, prevenir errores y evitar sanciones.
- Formalizar un reglamento interno: Donde se explique la nueva normativa y se indiquen las sanciones y procedimientos en caso de incumplimientos.
- Definir un canal de soporte: Para que los empleados puedan reportar incidencias con el fichaje digital o dudas sobre la ley de fichaje obligatorio.
- Generar informes mensuales: Con horarios, ausencias y totalización de horas, de modo que la empresa cuente con documentación lista para la Inspección.
- Realizar revisiones continuas: Comprobar que cada trabajador firma o valida a diario su jornada laboral, evitando futuros conflictos.
Conclusiones finales y siguiente paso para tu empresa
Como hemos comprobado a lo largo de esta guía, es obligatorio fichar en el trabajo y debe hacerse mediante un sistema digital que garantice la trazabilidad de cada minuto trabajado. El incumplimiento de esta normativa puede derivar en sanciones económicas, problemas legales y dificultades organizativas. Además, la inminente reducción de la jornada a 37,5 horas añadirá nuevos requisitos que reforzarán la digitalización y la necesidad de contar con un fichaje digital fiable.
Para evitar sanciones, mejorar la planificación y cumplir con la nueva ley de control horario de los trabajadores, se recomienda implantar soluciones integrales que contemplen el registro diario, la validación de los empleados, la gestión de pausas y la exportación de datos en caso de inspección.
Adaptarse a estas exigencias requiere un sistema de fichaje online robusto y seguro. De esta forma, tu organización podrá cumplir con la normativa de manera ágil y efectiva, respetando la privacidad de los empleados y anticipándose a los futuros cambios legales.
