Las vacaciones son tan obligatorias como necesarias. Es por ello por lo que se deben organizar las vacaciones de los empleados correctamente para que la empresa siga funcionando con total normalidad, sin que se vea afectada. ¿Cómo hacerlo?
8 consejos para organizar las vacaciones de tus empleados
Organizar las vacaciones de los empleados puede ser sencillo si existe una organización y se utilizan las herramientas adecuadas. Claro que, al principio es completamente normal cometer errores o querer abarcarlo todo uno mismo, pero es muy importante delegar y dividir responsabilidades.
Para empezar, te recomendamos seguir los siguientes 8 consejos:
1- Calendario de vacaciones
Lo primero que hay que hacer pasa por fijar un calendario de vacaciones para todo el año. De esta forma, evitarás cualquier conflicto y los empleados podrán planificar sus vacaciones y días libres con anticipación. Por ejemplo, para tratar de cuadrarlo con sus parejas, reservar unas vacaciones con suficiente margen, etc.
Esta forma de hacer las cosas es positiva para todos. Por eso es importante que trates de fijarlo con margen suficiente, de un año para otro o con al menos unos cuantos meses de por medio.
2- Diseña un modelo para la solicitud de las vacaciones
Lo siguiente que tienes que hacer, pasa por establecer un proceso claro y fácil para que los empleados puedan solicitar sus vacaciones. De esta forma, mediante este modelo podrán pedir las vacaciones para cuando deseen y, si cuadra dentro de los límites de la empresa, se les podrá conceder.
3- Asegura la continuidad del negocio
Las vacaciones son necesarias e imprescindibles, con lo cual debes tratar de que todo funcione exactamente igual de bien durante el tiempo en el que los empleados estén de vacaciones. Para ello, puedes asignar reemplazos temporales o redistribuir tareas.
Dependiendo de las necesidades de tu negocio puedes hacer una cosa o ambas, pero es importante que lo gestiones con margen y que no dejes nada en manos del azar, para que todo salga bien y tu empresa siga arriba.
4- Comunica las vacaciones
Si los empleados piden vacaciones, es importante que comuniques las decisiones sobre las solicitudes de vacaciones de forma clara, para que puedan organizarse y hacer todos los planes que tengan.
5- Revisa y actualiza el plan
En cualquier momento pueden surgir imprevistos o puede ocurrir que buena parte de los empleados quieran las mismas semanas. Por ello es importante tratar de revisar y actualizar el plan de forma regular, para evitar sustos y ver que todo va bien.
6- Conoce los periodos de más actividad
La información es la que nos permite tomar mejores decisiones. Es a partir de esta información donde podemos extraer datos como los períodos de mayor y menor actividad de las empresas. Puedes aprovechar para fijar las vacaciones para esos meses o semanas de menos demanda, cuando todo se para. Por ejemplo, en algunas empresas suele coincidir con agosto, que es cuando muchos equipos se paran.
7- Crea equipos y divide responsabilidades
Trabajar en equipo puede ser muy bueno y positivo para la compañía, sobre todo porque evita que todas las responsabilidades y el peso caigan en manos de una sola persona. Con lo cual, si esta persona está de vacaciones o sufre alguna ausencia, todo puede seguir su curso con total normalidad.
8- Utiliza un buen software de gestión RRHH
Para organizar las vacaciones de los empleados con éxito, la guinda definitiva pasa por disponer de un software de gestión RRHH. En Kelio disponemos de una herramienta que se puede configurar en función de las necesidades de cada organización, para facilitar el seguimiento de las ausencias. ¡Con un gestor de vacaciones todo es más fácil!
¿Cómo facilitar la gestión de las vacaciones de los empleados?
Siguiendo estos consejos te resultará más sencillo gestionar las vacaciones de los empleados. Y es que, la realidad, es que los motivos de las ausencias pueden ser muy variadas, dado que aparte de las vacaciones podemos hablar de paradas por enfermedades, visitas a médicos, accidentes laborales, matrimonio, etc.
Para evitar que estos imprevistos supongan un duro palo para tu negocio, necesitas disponer de un software que te ayude a gestionar las ausencias del personal. Es la mejor herramienta para planificar, gestionar y controlar las vacaciones del personal, para que no se vuelvan a convertir en un “dolor de cabeza”.
Con Kelio tendrás todo lo necesitas para gestionar las vacaciones de los empleados con éxito, pudiendo configurarlo según las necesidades de tu organización. Con un registro preciso de las ausencias, con cálculos fiables y con la posibilidad de extraer los datos de absentismo laboral en cuestión de unos clics. Ya no se te volverá a escapar ningún dato y las vacaciones no serán un problema nunca más.
¿Te ha quedado alguna duda? Esperamos que estos consejos te resulten de gran utilidad. ¡Aplícalos de inmediato en tu organización!
