El software en modo SaaS (del inglés, Software as a Service), también llamado modo Cloud, es cada vez más popular entre las empresas. ¿Por qué? Este modo permite a una empresa hacer uso de un software llave en mano a través de una conexión a Internet, en lugar de tener que instalarlo en sus propios servidores informáticos.
Los editores de software SIRH han seguido estos pasos y ya ofrecen sus soluciones en modo Cloud. Esta tendencia se ha visto marcadamente acentuada por la crisis de la COVID-19, que aumentó la necesidad de movilidad de los empleados. Pero ¿qué es lo que resulta interesante del software SIRH en modo SaaS? ¿Qué ventajas ofrecen las soluciones de RRHH en modo Cloud en lo que respecta a las necesidades concretas de las funciones de RRHH? Como miembro del equipo de RRHH, ¿en qué le afecta la elección del modo de alojamiento?
Antes, la elección del tipo de alojamiento de un software SIRH era una cuestión esencialmente técnica reservada a los directores de informática. Sin embargo, el alojamiento íntegramente web de un software ofrece una serie de ventajas de especial interés cuando quienes lo utilizan son el departamento de RRHH y el personal. A continuación, detallamos las cuatro ventajas que ofrece la elección de un software SIRH en modo Cloud para la función de RRHH.
1) Software de gestión de tiempos en modo Cloud: un alto grado de accesibilidad al servicio de sus colaboradores
La principal particularidad de un software en modo Cloud es su gran accesibilidad. Cada usuario se puede conectar a su espacio seguro, mediante una sencilla conexión a Internet, con su identificador y su contraseña. El software SIRH más avanzado no solo ofrece esta accesibilidad desde un PC, sino también desde cualquier soporte digital: smartphone, tableta o terminal compartido.
En el caso del software de SIRH y de gestión de tiempos, esta característica resulta aún más práctica cuando el software va dirigido a todos los colaboradores de una organización, con distintos perfiles y usos: personal en sede, itinerante, con o sin PC de empresa, etc. Tanto si se trata de un trabajador que necesita declarar horas extras, un empleado que desea solicitar sus vacaciones desde casa (para coordinarse con el resto de la familia) o un comercial que desea enviar sus notas de gastos desde el hotel, todos sus colaboradores agradecerán poder consultar la información de RRHH y realizar tareas administrativas a distancia.
Esta accesibilidad propia del software de RRHH en modo SaaS facilita el trabajo de los colaboradores en un contexto de movilidad creciente. Se ha revelado especialmente útil para todos los colaboradores en régimen de teletrabajo con motivo de la reciente crisis sanitaria.
La accesibilidad del software de RRHH 100% web también beneficia al personal de RRHH. El modo Cloud le permite acceder en cualquier momento y lugar, y de forma segura, a la información de RRHH que necesita para desempeñar sus tareas. Su trabajo ya no se verá interrumpido, pues podrá acceder a la información de RRHH digitalizada en cualquier momento. Algunos responsables valoran el hecho de poder ausentarse del lugar de trabajo con total tranquilidad, con la certeza de poder aprobar a distancia solicitudes de vacaciones u operaciones de nómina.
La accesibilidad de un software en modo Cloud se articula en el acuerdo SLA (Service Level Agreement) formalizado entre el proveedor de alojamiento de la solución y la empresa usuaria. El compromiso de disponibilidad del software se expresa como un porcentaje de tiempo (por ejemplo, un software disponible el 99,9% del tiempo) y tiene en cuenta las intervenciones necesarias para garantizar el mantenimiento y la seguridad de las plataformas de alojamiento.
Nuestra recomendación: no olvide comparar las tasas de disponibilidad de dos proveedores de alojamiento teniendo en cuenta la base de tiempo utilizada para el cálculo: ¿Días teóricos o naturales? ¿Se incluyen las noches y los días festivos? … Es fundamental comparar el servicio de los distintos proveedores de alojamiento sobre una misma base para evitar sorpresas desagradables. No dude en preguntarlo.
2) Actualizaciones regulares del software de RRHH
La segunda ventaja que ofrece el software RRHH en modo Cloud es que está sujeto a actualizaciones regulares, y estas van incluidas en el servicio. Así, no necesita adquirir una licencia de software, y en su lugar se suscribe a un servicio de habilitación de una licencia de uso. De este modo, se asegura en todo momento de utilizar la versión más actualizada del software y de poder beneficiarse de las últimas funcionalidades disponibles.
Las actualizaciones disponibles suelen ser de dos tipos:
- Actualizaciones funcionales (nuevas opciones, nuevo diseño, etc.)
- Actualizaciones de seguridad (véase a continuación)
3) Seguridad controlada de todos sus datos de RRHH
La seguridad informática en la empresa presenta un desafío cada vez más complejo. Las organizaciones están expuestas a ataques cibernéticos cada vez más dirigidos y sofisticados. Gestionar la seguridad informática interna requiere competencias específicas, y una inversión de tiempo y dinero cada vez mayor. Si bien las organizaciones de cierto tamaño pueden hacer frente a estas exigencias, las estructuras de menor tamaño son susceptibles de quedar expuestas a importantes fallos de seguridad.
Aunque todos los datos de la empresa son importantes, los datos de RRHH procesados por la empresa a través de un software se consideran, a efectos del RGPD, datos privados de carácter personal y, en algunos casos, sensibles (en especial los datos relativos a la salud del personal). Según el Reglamento General de Protección de Datos de carácter personal, la empresa es responsable de garantizar la seguridad en su procesamiento y conservación. En caso de producirse cualquier filtración de estos datos específicos, la empresa se vería expuesta a sanciones.
Usar un software de RRHH en modo Cloud le garantiza la gestión de su seguridad informática por parte de profesionales expertos, equipados con los medios adecuados. Según algunas normas, como la ISO 27001, los proveedores de alojamiento deben adoptar un enfoque de vigilancia y de mejora continua en materia de gestión de la seguridad. Así, deben someterse a auditorías regulares. Sea cual sea el tamaño de su organización, optar por una solución en modo web le garantiza un alto grado de protección, tanto del software como de los datos alojados.
4) Mayor agilidad gracias al modo SaaS
La última ventaja del software en modo SaaS, a menudo menos conocida, es su capacidad para adaptarse a las necesidades reales de la organización. Puesto que las soluciones se comercializan en forma de suscripción, permiten elegir la tarifa y la capacidad de alojamiento necesario, además de ampliarlos con el tiempo si es preciso.
En el caso del software alojado internamente, la dirección informática debe prever la inversión en los servidores necesarios para permitir el uso del software y el almacenamiento de los datos de RRHH resultantes. Por el contrario, un alojamiento externalizado en modo Cloud se basa en el alquiler de espacio de servidor, lo que permite ampliar o reducir la capacidad contratada en función de las necesidades de almacenamiento.
Esta particularidad resulta especialmente ventajosa en el caso del software de RRHH y de gestión de tiempos, pues permite hacer frente a las variaciones repentinas o estacionales de la plantilla de la empresa y adaptar rápidamente la capacidad de almacenamiento a las necesidades reales.
El modo Cloud presenta numerosas ventajas según el uso concreto que se haga del software. Libera a la función de RRHH de ciertos riesgos de los que es responsable y que resultan cada vez más difíciles de controlar, como la protección de los datos personales de RRHH. Además, en el actual contexto de creciente movilidad, un software de gestión de tiempos íntegramente web ofrece flexibilidad y comodidad de uso a los colaboradores.
En Kelio, pioneros en la implementación de software de RRHH en modo SaaS, estaremos encantados de proporcionarle más información sobre las ventajas de las soluciones de RRHH web. Haga clic en el siguiente enlace para cumplimentar el formulario. Nuestros expertos lo asesorarán encantados.
