Software de gestión de tiempos y control horario en la empresa

¿En qué consiste la gestión de tiempos y actividades?

Se conoce como «gestión de tiempos y actividades» al conjunto de procesos de seguimiento y de control de la duración del trabajo en una empresa u organización. Su finalidad reside en consolidar los elementos variables de nómina a final de mes —horas de trabajo realizadas, vacaciones consumidas o adquiridas, ausencias— necesarios para la elaboración de los certificados de nómina.

A menudo, se asimila al seguimiento del tiempo de presencia de los colaboradores durante un periodo determinado.

No obstante, la GTA en realidad abarca todos los procesos interdependientes de gestión del tiempo de trabajo en una organización: seguimiento del tiempo de trabajo, gestión de ausencias, planificación horaria, seguimiento de las horas extras, etc.

Por analogía, el término «gestión de tiempos y actividades» se utiliza comúnmente para hacer referencia a las soluciones de software de RRHH que permiten un seguimiento completo de los tiempos de trabajo y de las ausencias del personal de una organización.

¿Qué ventajas ofrecen los softwares de Gestión de tiempos y actividades?

Como su propio nombre indica, la Gestión de tiempos y actividades ofrece una doble ventaja:

• Por un lado, permite la recopilación, el seguimiento y el cálculo del tiempo de trabajo de los colaboradores.
• Y por otro, permite el seguimiento del tiempo de trabajo separándolo por actividades, servicios, proyectos o cualquier otra forma de organización.

Así, la gestión de tiempos y actividades es mucho más que un simple software de control del tiempo de presencia. Los sistemas de gestión de tiempos han evolucionado en favor de la optimización de los recursos humanos gracias a una serie de herramientas de asistencia a la planificación, de análisis de la rentabilidad de las actividades y de soluciones de gestión de ausencias.

Hoy en día, la gestión de tiempos es uno de los principales desafíos a los que deben hacer frente los departamentos de RRHH, ya que permite cumplir con las obligaciones legales y agilizar la gestión organizativa de los colaboradores, todo ello con el fin de mejorar la eficacia y de garantizar el bienestar de los empleados en el trabajo.

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¿Quiénes utilizan las soluciones de gestión de tiempos y el seguimiento de actividades?

La gestión de tiempos y actividades afecta a todos los colaboradores de una organización. Es una de las pocas herramientas utilizada por todos los integrantes de la empresa, con independencia de su grado de responsabilidad.

Los empleados interactúan con las soluciones de gestión de tiempos para realizar lo siguiente:

• Fichar o declarar sus tiempos de trabajo
• Indicar el tiempo dedicado a cada actividad
• Consultar sus programas
• Presentar sus solicitudes de vacaciones o informar de una ausencia
• Consultar sus contadores, expedientes de empleado o cualquier otro documento habilitado por RRHH
• Realizar transferencias de cuenta o cualquier otro trámite de RRHH

Para ello, los empleados deben acceder al sistema de gestión de tiempos y actividades a través de un portal de RRHH. El portal de empleados, también llamado portal de autoservicio de RRHH o pantalla del colaborador, es un espacio del software dedicado a los empleados y que les guía en todos sus trámites digitales de gestión de tiempos. En aras de la movilidad, se puede acceder a él mediante PC, smartphone, tableta o terminal digital.

Los mánagers utilizan las herramientas de GTA para lo siguiente:

• Seguir los tiempos de presencia y las ausencias de sus colaboradores
• Elaborar programas de trabajo
• Seguir los tiempos de actividad
• Validar las solicitudes de vacaciones, con ayuda de una visión global de los programas de sus equipos
• Estar informados de las anomalías: fichajes tardíos, ausencias no previstas, sobrepaso de la cuota de horas extras durante un periodo, etc.

Las soluciones de gestión de tiempos y actividades facilitan la labor de los gestores de RRHH y de la dirección de la empresa, en especial a la hora de realizar las tareas siguientes:

• Seguir los tiempos de trabajo en el conjunto de la empresa
• Realizar un seguimiento analítico y de la rentabilidad
• Calcular los derechos a vacaciones, primas, contadores de tiempo individuales
• Elaborar las nóminas.

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¿Cómo elegir un software de gestión de tiempos y actividades?

Elegir una solución de gestión de tiempos y actividades adecuada es crucial, pues un sistema de GTA permanecerá en la organización durante un largo periodo de tiempo y afectará al total de la plantilla.

El criterio de selección más evidente es el relativo a las funcionalidades y opciones del software. Si embargo, existen otros 4 criterios menos conocidos pero determinantes a la hora de seleccionar una herramienta de GTA:

• La capacidad de parametrización del sistema para adaptarlo a sus hábitos de gestión. Cada organización, con independencia de su tamaño, tiene un contexto jurídico distinto y sigue unas prácticas concretas (convenios colectivos, acuerdos de filial o entre empresas...). Por lo tanto, la herramienta debe poder amoldarse a su organización y a los cambios que se produzcan en ella con el paso del tiempo. Así, la parametrización de la solución elegida deberá ser evolutiva y poder ser controlada directamente por los gestores de RRHH, de tal forma que estos puedan adaptarla a cada contexto. Esto supone una garantía de restitución de datos fiables a lo largo del tiempo.
• La ergonomía: una solución de gestión de tiempos es una de las pocas herramientas que comparten todos los colaboradores de la empresa, sea cual sea su nivel jerárquico. La herramienta deberá ofrecer una experiencia de uso óptima, de forma que pueda garantizar un uso fluido por parte de empleados y mánagers. Para que todos los colaboradores puedan adoptar la solución, las acciones deben resultar sencillas y prácticas.
• La capacidad de integración de la solución con otros programas de nóminas o planificación de recursos empresariales (ERP) y su compatibilidad con su sistema de información existente son fundamentales para poder optimizar la gestión de la organización.
• Los servicios asociados: auditoría, selección de funciones, parametrización y despliegue, formación, servicio de asistencia… y, en definitiva, un sinfín de servicios que precisan una asistencia de calidad. Puesto que es probable que el sistema de GTA que elija le acompañe durante mucho tiempo, confíe en los expertos para evitar errores.

¿Cómo se calcula el retorno de la inversión (ROI) de un software de gestión de tiempos y actividades?

Dar por sentado que el ROI de una inversión en GTA se calcula aplicando una fórmula sería simplista y, por tanto, engañoso. En la práctica, depende de diversos parámetros: estado anterior del seguimiento de tiempos (100 % impreso, parcialmente digitalizado…), complejidad de la organización (varios convenios, varias localizaciones, plantilla…), particularidades de la actividad (anualización, programas complejos…), etc.

No obstante, la experiencia demuestra que el retorno de la inversión de un sistema de gestión de tiempos es muy rápido gracias a la automatización de tareas administrativas que, de otro modo, consumen una gran cantidad de tiempo a equipos de RRHH y mánagers:

• Organización optimizada con programas diarios y compartidos
• Seguimiento preciso del tiempo realizado
• Alertas más rápidas

También ganará en rentabilidad tras solo unos meses de uso.

Aparte de las ganancias estrictamente económicas y de tiempo, puede esperar otras ventajas derivadas de la optimización de la GTA: mejora del ambiente de trabajo, mayor igualdad, calidad de vida en el trabajo, confianza en la dirección, etc. Los gestores de RRHH pueden dedicarse a misiones con un mayor valor añadido y centrarse en optimizar el capital humano.