La planificación del trabajo puede convertirse fácilmente en todo un rompecabezas: competencias indispensables para un puesto, respeto de los tiempos de trabajo individuales, intercambio de planificaciones, cálculos de primas u horas extras asociadas, cobertura de horarios de apertura ampliados… En el mercado prolifera el software especializado de gestión de planificaciones para responder a las carencias de gestión que plantean los métodos basados únicamente en tablas. ¿Cómo elegir la herramienta de planificación de personal adecuada? ¿Qué criterios se deben evaluar?
Hoy en día, ya no basta con repartir el trabajo entre los distintos colaboradores para garantizar una correcta planificación. La búsqueda de la productividad, la gestión de competencias clave o el cumplimiento de la reglamentación son algunas de las condiciones que es preciso integrar en la gestión de planificaciones del personal. A estas se suman nuevos desafíos, como la ayuda contextual del teletrabajo, la conciliación de la vida laboral y personal o la flexibilización de horarios, que son factores que favorecen la fidelización y el compromiso de los empleados.
En este contexto, recurrir a una planificación del trabajo centralizada y digitalizada parece indispensable para que esta pueda compartirse de forma inmediata entre todas las partes interesadas. Además, estas herramientas aportan un valor añadido tangible a la hora de ayudar a los mánagers a elaborar las planificaciones: propuesta de planificaciones optimizadas según las condiciones aplicables, alertas en caso de sobrepasarse los horarios o detectarse ausencias, etc.
Es preciso elegir el software de planificación horaria adecuado que pueda adaptarse a las necesidades y particularidades de cada organización.
A continuación, enumeramos 7 criterios clave en los que conviene centrarse a la hora de elegir un software de planificación.
1. Ergonomía del software que ofrezca agilidad para reproducir la organización del trabajo
Una buena herramienta de planificación debe ofrecer pantallas lo suficientemente adaptables y configurables, de forma que cada administrador pueda establecer su forma de organizar el trabajo. Un software de planificación excesivamente restrictivo y alejado de las prácticas en vigor plantea el riesgo de no ser entendido o adoptado por los usuarios.
2. Posibilidad de repetir en el tiempo los ciclos de trabajo
Una de las tareas que más tiempo consume a los mánagers es la reintroducción de los ciclos de organización: rotación de equipos 3x8, dotación mínima de personal… Los programas de planificación que permiten configurar automáticamente estos esquemas recurrentes y hacer que se repitan en el tiempo permiten ahorrar un tiempo muy valioso, al tiempo que reducen el riesgo de cometer errores.
3. Posibilidad de importar datos de actividad
La mayoría de las organizaciones se sirven de indicadores de actividad para controlar sus operaciones: cifra de negocio previsional, cantidades a producir, número de cubiertos a servir,… Algunos programas de planificación permiten importar directamente estas variables de explotación y calculan automáticamente las correspondientes necesidades de recursos humanos. Esto permite garantizar que se disponga de una planificación de trabajo eficiente y lo más acorde posible a la actividad real.
4. Gestión sencilla de eventos puntuales
Algunas herramientas incorporan soluciones de «ahorro de tiempo» para facilitar la gestión de eventos no periódicos, como las ausencias o las fluctuaciones de actividades: alertas visuales, propuesta de una o varias planificaciones alternativas según las nuevas condiciones...
Estos eventos pueden dar lugar a situaciones de falta o de exceso de personal. Algunos programas de planificación ofrecen la posibilidad de prestar o tomar prestado un empleado internamente. Otros facilitan el uso de personal temporal mediante la formalización del ofrecimiento del puesto directamente a través de agencias de trabajo temporal, y la integración de un «empleado provisional» en la planificación.
5. Conexión de la herramienta de planificación con el software de RRHH
Los programas que pueden conectarse a la gestión de tiempos facilitan la identificación de recursos competentes y disponibles durante la elaboración de la planificación. Esta conexión también permite asegurar la activación de las horas especiales y primas a la hora de elaborar una planificación. Mejor aún que la conexión, una solución de RRHH que integre de forma nativa las funcionalidades de gestión de tiempos y planificación constituirá un factor de fiabilidad añadido, en especial al ofrecer la garantía de que los datos se actualizarán en tiempo real.
6. Alertas para garantizar la conformidad a la ley y al convenio de las planificaciones
Planificar pasa por conocer bien las normas legales y de convenio con el fin de evitar errores y no arriesgarse a recibir sanciones que, en ocasiones, podrían suponer una gran carga para la empresa. Sin embargo, los mánagers responsables de esta planificación no suelen conocer a la perfección las condiciones que se deben respetar, la legislación o los convenios, que están sujetas a cambios constantes.
Las herramientas de elaboración de planificaciones protegen a la organización: algunas de ellas pueden alertar sobre determinadas acciones de los mánagers —o incluso bloquearlas— en aquellos casos en los que las planificaciones previsionales no permiten cumplir las exigencias reglamentarias en vigor en la organización. El software más avanzado también permite configurar alertas específicas para garantizar la igualdad de trato entre los colaboradores.
7. Herramientas de difusión de la planificación
¡Una buena programación pasa por elaborar una planificación que todos conozcan y compartan! Por lo tanto, conviene favorecer aquellas herramientas que faciliten la difusión de las planificaciones en distintos formatos: listado en papel, SMS, e-mail o enlace intranet. Una comunicación eficaz de la planificación permite que los colaboradores se organicen correctamente, lo que a su vez favorece la conciliación. Además, una buena comunicación de las planificaciones también permite que los colaboradores estén mejor informados de las tareas que deben llevar a cabo, un factor de bienestar en el trabajo a menudo subestimado.
Elegir la solución de planificación correcta —es decir, aquella que responda a las necesidades concretas de la organización— continúa siendo un paso decisivo para la correcta digitalización de las planificaciones del personal. Implicar en esta elección a una comisión —compuesta por representantes de RRHH, mánagers y usuarios— también permitirá garantizar la máxima adopción de la herramienta.
Puesto que la elección de la herramienta adecuada es un requisito previo indispensable, no se podría prescindir de la asistencia al cambio que supone la implantación de una nueva herramienta. Así, el último criterio de selección que habría que tener en cuenta es la experiencia y la capacidad del integrador a la hora de ayudar a cualquier empresa a implementar una nueva herramienta de planificación.
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