Para una empresa, hacer los cuadrantes de trabajo de forma eficiente es fundamental. En la siguiente guía te contamos qué son, sus características y por qué necesitas hacerlos de forma eficiente. ¡Echa un vistazo!
¿Qué es un Cuadrante de Trabajo y Por Qué es Vital?
Un cuadrante de trabajo es una tabla que detalla los horarios y turnos de un empleado a lo largo de la semana. Se puede realizar para períodos mensuales, trimestrales o anuales, según las preferencias de la empresa.
Esta tabla proporciona a los trabajadores una visión anticipada de sus horarios, lo que les permite planificar su vida personal y laboral de una manera más eficiente.
Normalmente, los cuadrantes de turnos deben seguirse rigurosamente, tanto por parte de los empleados como de la empresa. Entre los trabajadores es posible hacer cambios, pero cualquier modificación debe comunicarse con suficiente antelación.
Es importante hacerlos correctamente tanto para los empleados como para la empresa, ya que facilita la organización y supervisión de los distintos turnos en trabajos con horarios rotativos. Sin ellos, podría haber confusión tanto entre los empleados como en la administración, lo que podría dificultar las cosas.
Definición y Funciones del Cuadrante de Trabajo
Los cuadrantes se utilizan para detallar los turnos de cada empleado y se deben seguir de forma rigurosa, a no ser que hagan cambios entre ellos. De esta manera, la empresa se asegura de que todos los turnos están cubiertos y cumplen con las jornadas correspondientes, al tiempo que brinda a los trabajadores la oportunidad de planificar su vida con anticipación.
La Necesidad de un Cuadrante de Trabajo en Diferentes Sectores
Elaborar cuadrantes de trabajo es crucial en sectores como la hostelería o residencias de mayores, entre muchas otras profesiones, ya que son fundamentales para una adecuada organización de la actividad.
Para que los cuadrantes de trabajo sean eficientes, deben cumplir con ciertos requisitos de contenido y estar en conformidad con la legislación laboral. A la vez que mejora significativamente el control horario de los empleados y la productividad de la empresa.
Creación de Cuadrantes de Trabajo: Paso a Paso
A continuación te mostramos cómo hacer un cuadrante de trabajo. Es posible hacerlo de forma manual o también utilizando una herramienta en línea.
¿Cómo Hacer un Cuadrante de Trabajo Manualmente?
El cuadrante de trabajo debe estar diseñado de forma sencilla, para que todos puedan entenderlo y que cualquier profesional o supervisor pueda identificar rápidamente la disponibilidad de los empleados en cada momento.
El formato típico para elaborar estos cuadrantes es una tabla. Esta tabla se puede organizar de distintas maneras en función de la empresa.
Por ejemplo:
| Fecha | Fecha | Fecha | |
|---|---|---|---|
| Nombre trabajador | Turno | Turno | Turno |
| Nombre trabajador | Turno | Turno | Turno |
| Fecha | Fecha | Fecha | |
|---|---|---|---|
| Hora | Nombre trabajador | Nombre trabajador | Nombre trabajador |
| Hora | Nombre trabajador | Nombre trabajador | Nombre trabajador |
Si lo haces manual, podrías elegir cualquiera de estos modelos.
En el caso de los nombres de los empleados, si son muchos y debes proteger los datos por razones de privacidad o seguridad, podrías utilizar códigos en lugar de nombres.
También funciona muy bien asignar colores a los empleados o a los intervalos horarios, para que tanto los empleados como los supervisores puedan verlo rápidamente. Incluso se podrían resaltar los días festivos o aquellos con horarios especiales, para facilitar todavía más la interpretación de la tabla.
Herramientas y Plantillas Útiles
Los cuadrantes los puedes hacer a mano -teniendo en cuenta las tablas anteriores- o bien mediante un software. Normalmente, hay portales de recursos humanos y software profesionales que ya han sido programados para diseñar cuadrantes, con lo cual podrás hacerlos de forma ágil, sin ningún tipo de limitación. Elige la opción que prefieras.
Software para la Creación de Cuadrantesde
Si buscas un software para la creación de cuadrantes, esta herramienta de Kelio es justo lo que necesitas. Se trata de un software con el que podrás agilizar la creación de cuadrantes y evitar errores.
Al automatizar todas las tareas, consigues ahorrar tiempo y evitar situaciones estresantes, pero también te aseguras respetar la legislación sobre los tiempos de trabajo, evitando posibles errores humanos por hacerlo manualmente. Al tener una herramienta específica, podrás gestionarlo todo en cuestión de clics.
Beneficios de Usar un Software Específico como Kelio
El uso de un software de gestión de turnos es ideal para crear cuadrantes de trabajo y calendarios y así evitar errores en la organización. Con el programa de gestión de turnos de Kelio, podrás administrar los horarios rápidamente, teniendo en cuenta:
- La disponibilidad de personal.
- La carga de trabajo prevista.
- Las habilidades requeridas para la tarea.
Con Kelio también recibirás una alerta en tiempo real si se produce una ausencia imprevista, para que puedas ajustar rápidamente la planificación. Incluso podrás consultar los empleados que estarán presentes o ausentes hoy o la próxima semana por enfermedad, vacaciones, etc.
Además, te permite hacer cambios en tiempo real. Algo que no es posible en un cuadrante que se hace manualmente en papel. ¡Es todo ventajas!
Legalidad y Obligatoriedad de los Cuadrantes de Trabajo
Requisitos Legales para la Creación de Cuadrantes
Un cuadrante de trabajo no es obligatorio por ley. Sin embargo, hay dos aspectos relacionados que sí son obligatorios y que es de obligado cumplimento para las empresas:
- Mostrar el calendario laboral anual en un lugar visible para que los empleados conozcan los días festivos a lo largo del año.
- Mantener un registro horario de la jornada laboral, que la empresa debe conservar durante cuatro años.
Consecuencias de No Cumplir con la Normativa Legal
En el caso de incumplimiento, la empresa podría enfrentarse a posibles sanciones. Para facilitar esta tarea y el cumplimiento, la clave pasa por utilizar un software de registro de jornada laboral, como el que disponemos en Kelio.
Normativas y Regulaciones para Cuadrantes Semanales
Para establecer un sistema de control de horarios rotativos, es fundamental cumplir con los siguientes requisitos:
- Mantener un período de al menos 12 horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente.
- Si una jornada supera las 6 horas, es necesario asignar un tiempo de descanso al trabajador.
- No es posible asignar a ningún empleado el turno de noche durante más de dos semanas consecutivas, a menos que sea de manera voluntaria.
- En cada turno y puesto de trabajo, el número de empleados debe ser equitativo.
- El horario asignado debe ser publicado con suficiente antelación para que los empleados lo puedan ver y organizarse.
Número Máximo de Horas y su Distribución
El límite máximo de horas de trabajo al día es de 9 horas, pero este límite es posible modificarlo según el convenio.
Descansos y Periodos de Inactividad Obligatorios
A la hora de elaborar el cuadrante, se debe garantizar un descanso mínimo de un día y medio ininterrumpido por semana, con la opción de acumular estos días de descanso hasta un máximo de 14 días.
En jornadas laborales que superen las 6 horas, es obligatorio dar al trabajador un descanso de al menos 15 minutos.
Casos Especiales y Adaptaciones en los Cuadrantes
Adaptaciones para Trabajadores a Tiempo Parcial
En el caso de los trabajadores a tiempo parcial, también es obligatorio llevar un registro horario y establecer los cuadrantes debidamente.
Cuadrantes para Turnos Rotativos y Nocturnos
Los cuadrantes de turnos rotativos se clasifican según las características de los turnos, por ejemplo:
- Turnos dobles (trabajando en la mañana y tarde)
- Turnos completos (abarcando mañana, tarde y noche)
- Rotación natural (combina todas las horas del día)
Además, existen varios patrones de trabajo rotativo que se podrían aplicar en los cuadrantes de turnos, como el patrón 5X2 (cinco días de trabajo y dos de descanso), el patrón 6X2 (seis días de trabajo y dos de descanso) o el patrón 4X3 (cuatro días de trabajo y tres de descanso).
Entendemos que la gestión de los turnos que rotan de día o de noche podría llegar a ser compleja. Por ello existen herramientas profesionales que permiten organizar los cuadrantes de turnos rotativos, permitiendo una gestión más fluida y rápida.
Manejo de Bajas Médicas y Ausencias
Es importante gestionar las posibles bajas médicas y ausencias, sean programadas o imprevistas. Son cosas que están completamente a la orden del día, por eso es fundamental tener un cuadrante de trabajo que se pueda actualizar en tiempo real. Así es factible aplicar los cambios al instante.
Desafíos y Soluciones en la Gestión de Cuadrantes
Cómo Manejar Cambios Imprevistos en los Cuadrantes
Al hacer un cuadrante, es fundamental saber cómo manejar debidamente los cambios imprevistos. Estos se deben realizar lo antes posible y de forma justa y equilibrada para los demás trabajadores. Al utilizar una herramienta específica, sabrás a qué trabajador le tocaría hacer este cambio.
Estrategias para Evitar Conflictos y Descontento
A la hora de establecer un cuadrante de turnos, puedes seguir distintas estrategias para evitar posibles problemas y descontentos entre los trabajadores.
Por ejemplo, agrupar a los trabajadores que comparten horarios similares, formando equipos equilibrados y estables. Así será todo más fácil y el equipo estará perfectamente coordinado, para evitar posibles conflictos de horarios entre los miembros del equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestionar cambios en los cuadrantes?
Lo ideal es que los negocios automaticen estos trámites, para ahorrar tiempo. Por ejemplo, si un trabajador quiere cambiar un turno de mañana, lo solicitas a la empresa y automáticamente el software hará el cambio. Si el nuevo trabajador lo acepta, el nuevo turno se actualizará automáticamente en el cuadrante de trabajo.
¿Por qué elegir un programa de gestión de turnos?
Estas herramientas tienen muchas ventajas:
- Ver el horario actualizado desde cualquier dispositivo.
- Hacer cambios en cualquier momento.
- Si surgen imprevistos, los nuevos turnos se adaptan de forma automática.
- Se adapta a los cambios legales.
- Permite ahorrar tiempo, recursos y dinero.
¿Por qué es mala idea hacerlo manualmente?
Hacer los cuadrantes de trabajo manualmente con tablas en Excel podría generar problemas como:
- Imposibilidad de establecer nuevos turnos por cambios de última hora debido a una incompatibilidad de horarios.
- Dificultad para reestructurar la plantilla por casos de bajas y permisos.
- Lleva mucho tiempo.
- Es más propenso a cometer errores.
Podríamos decir, que lo barato sale caro. Por lo que no suele merecer en absoluto la pena arriesgarse. Siempre es mejor optimizar los flujos de trabajo que hacemos y utilizar una herramienta profesional que permite optimizar ciertas tareas.
Saber hacer correctamente los cuadrantes de trabajo es fundamental para la empresa y para el propio trabajador, que podrá organizar mejor su vida laboral y personal. Además, se evitan errores, malentendidos y es una forma de incrementar la organización y de tener al personal contento, al ver que todo es justo y equilibrado.
Claro que, hacerlo manualmente también tiene sus riesgos. No solo es más propenso a errores, sino que también podría dificultar la organización al ser todo más lento. Si utilizas una herramienta de gestión de turnos, podrás incluso añadir los cambios en tiempo real. Con Kelio es más fácil.
