En un mundo laboral en el que la agilidad se considera un desafío estratégico, la gestión de tiempos y actividades ahora supone mucho más que la simple recopilación de información sobre la presencia de los empleados en la empresa. De hecho, la «Gestión de tiempos y actividades», o GTA, afecta a diversas cuestiones que son prioritarias para cualquier departamento de RRHH, como la planificación de los recursos, la calidad de la experiencia de los empleados y, en términos más amplios, la calidad de vida en el trabajo (ámbitos que influyen directamente en el rendimiento de la empresa).
Gestión de tiempos: de la carga administrativa al aspecto organizativo
Durante varias décadas, la gestión de tiempos se ha percibido como una tarea meramente administrativa y, digamos, más bien tediosa. Puesto que su única finalidad tenía que ver con la remuneración, solo revestía interés para el departamento de RRHH de la empresa. Los cambios en la reglamentación, la digitalización y la transformación de la función de RRHH cambiaron esta situación a principios de la década de 2000.
Poco a poco, los cambios legislativos en materia de derecho laboral y derecho social fueron aumentando la necesidad de seguimiento del tiempo de trabajo para los departamentos de RRHH. Donde antes solo había que recopilar datos para elaborar las nóminas, ahora es necesario —con ayuda de la digitalización— poder actualizar los contadores e informar a los empleados en tiempo real. De forma paralela, se han generado nuevas expectativas para la función de RRHH, ahora llamada a asumir un papel de «socio comercial». El control de los costes de RRHH, la optimización de los procesos o la gestión de la previsión de empleos y competencias (GPEC) —ámbitos en los que, a partir de ahora, los departamentos de RRHH deben demostrar su valor añadido— dependen en gran medida de información derivada de los datos de tiempo recopilados.
La gestión de recursos, tanto internos como externos, también está estrechamente vinculada a la gestión de tiempos. Ahora que, en muchas empresas, la organización del trabajo está cada vez más basada en proyectos, existen grandes expectativas en cuanto a planificación. La posibilidad de controlar el tiempo destinado a una tarea respecto de los recursos movilizados permite no solo seguir el progreso de un proyecto, sino también supervisar sus costes y su gestión.
Por último, y en términos más genéricos, tanto si los empleados trabajan en «modo proyecto» como si no, la planificación tiene una presencia cada vez más estratégica en los planos operativo, económico y social, puesto que debe garantizar la asignación pertinente de colaboradores en función de las previsiones, de las competencias y de la actualidad. La planificación también desempeña un papel importante a la hora de conciliar la vida laboral y la vida personal y, en este sentido, contribuye al bienestar de los empleados.
La GTA al servicio de la experiencia de los empleados
Desde hace unos años, la revolución digital ha entrado en una etapa que trasciende al mero incremento del rendimiento en beneficio de la empresa. Paralelamente a la mejora de la experiencia del cliente, hemos sido testigos de cómo crecía la preocupación por mejorar la experiencia del empleado. Fidelizar a los mejores talentos pasa por atender a sus expectativas en ámbitos muy diversos y, entre ellos, la utilidad y la comodidad de uso de las herramientas puestas a su disposición. En este contexto, gestionar mejor la actividad de los empleados no debe suponer para estos un incremento de las tareas administrativas (en particular, por tener que introducir los datos que les conciernen). Hoy en día, la contabilización de las horas extras o la práctica del teletrabajo no pueden monopolizar la atención ni el tiempo de los colaboradores: la automatización de la gestión de tiempos —y, más ampliamente, del conjunto de los procesos de RRHH— se impone para que estos puedan concentrarse en aquellas tareas para las que fueron contratados.
Las nuevas soluciones digitales de gestión de tiempos integran esta dimensión de optimización de la experiencia del empleado. Mientras que los colaboradores percibían el fichador tradicional con tarjeta de cartón como una simple herramienta de control o vigilancia, el fichaje del futuro se percibe como una forma moderna de favorecer determinadas aspiraciones de los empleados, como la movilidad (teletrabajo, trabajo itinerante) o el incremento de la colaboración.
En Kelio, cuando nos propusimos revisar nuestra gama de terminales de fichaje, nos fijamos como objetivo replantear todo el componente colaborativo.
Médéric Gillet
Jefe de Productos de Acceso y Hardware
Y continúa: «Nos hemos inspirado en la telefonía móvil y en la generalización de los smartphones para diseñar los contornos de lo que se ha convertido en Kelio Visio X7, un terminal multiuso que combina el fichaje de gestión de tiempos, las interacciones entre los colaboradores y la empresa, y el acceso a la información. Ya no se trata de un simple fichador: se trata de un terminar destinado a todos los colaboradores de la empresa y permite enviar mensajes personalizados a los empleados cuando estos se presentan, realizar anuncios, distribuir documentos a todos los colaboradores, etc. Por su parte, los colaboradores pueden consultar sus contadores, transmitir mensajes a través de la mensajería integrada, realizar solicitudes de vacaciones o incluso comentar un fichaje atípico. Las aplicaciones tales como Buzón de sugerencias y Sondeo, a las que se puede acceder desde el terminal, también permiten al departamento de RRHH implicar a los empleados y desarrollar desafíos participativos y colaborativos, que tienen una gran acogida entre las nuevas generaciones de colaboradores y mánagers».
Fichaje y mejora de la CVT: el fin de la disyuntiva
Si bien estas innovaciones en los equipos contribuyen a mejorar la experiencia de los empleados, las soluciones digitales de gestión de tiempos también pueden desempeñar un papel activo en relación con la CVT (calidad de vida en el trabajo) de los colaboradores y con la adaptación a los cambios que se producen en la reglamentación en esta materia. Veamos algunos ejemplos representativos de los últimos años:
- Medición precisa del tiempo real de exposición a condiciones de penosidad
- Verificación de la desconexión efectiva de los colaboradores durante determinados intervalos horarios
Los efectos de la gestión de tiempos en multitud de cuestiones primordiales para las empresas exigen la búsqueda de soluciones que estén a la altura de los nuevos desafíos a los que deben hacer frente los departamentos de RRHH. Faltaría realizar la elección correcta en función de las particularidades de cada organización sin perder de vista lo siguiente: una herramienta de gestión de tiempos ahora no solo debe ser utilizada por todos, sino que también debe ofrecer la máxima comodidad y agilidad a cada usuario, además de ser compatible con las formas de organización itinerantes y fluctuantes que predominarán cada vez más en el futuro.
¿Y usted? ¿Cómo afronta usted la gestión de tiempos en su organización? ¿Y si convirtiera la gestión de tiempos en su nuevo impulsor de rendimiento y de optimización de las condiciones de trabajo?
