Si bien esta no era su finalidad principal, Excel© se ha convertido en la herramienta de planificación de referencia a la hora de gestionar la organización del trabajo en la mayoría de las empresas. Sin embargo, hoy en día existen programas de planificación mucho más eficaces.
Pero ¿cuáles son las principales reticencias al cambio de los usuarios, ya sean mánagers o jefes de producción? Y a la inversa: ¿qué beneficios pueden esperar las organizaciones en términos de eficiencia o de cumplimiento de las exigencias legales? A largo plazo, ¿la evolución de los métodos de organización de las empresas no hará que sea imprescindible recurrir a programas de planificación?
¿Es Excel© suficiente para gestionar la planificación?
En muchas empresas, cada departamento dispone de una hoja de Excel© para planificar la organización del trabajo. Sin embargo, estas en ningún caso integran elementos centralizados ni totalmente compartidos. Por mucho que los colaboradores estén familiarizados con la herramienta, un archivo de Excel© no permite un uso común.
Cuantas más modificaciones se incorporen, mayor es el tiempo de intervención y el riesgo de error. Además, un archivo de Excel© solo incluye información «cierta» en la fecha en la que se guarda: nada nos garantiza que no haya una versión posterior.
Un estudio europeo de la firma de consultoría Bearing Point sobre otro ámbito de la planificación —la gestión de la demanda— confirma la inadecuación de Excel© a las necesidades actuales de las empresas. Asimismo, solo un 42% de las personas encuestadas considera que la herramienta responde a las exigencias de la planificación.
Programas de planificación: ¿confían los usuarios en estas herramientas?
El uso de Excel© a menudo supone una cierta forma de poder para los mánagers y jefes de equipo que deben gestionar este tipo de archivos: ¡algunos de ellos acaban por «acaparar» una planificación increíblemente compleja! En su ausencia, nadie más es capaz de entender el archivo de Excel©…
Así, es comprensible que el uso de una herramienta de planificación centralizada les haga sentirse despojados de poder. Otras de las reticencias tienen que ver con la posibilidad de obtener «la» representación de la planificación deseada a través de Excel©.
Sin embargo, con un software de planificación, los responsables de la organización del trabajo deben adaptarse a herramientas más estructurales y que les obligan a racionalizar su forma de trabajar;
de ahí la necesidad de que exista un proceso de soporte para respaldar el cambio en la empresa, con un periodo de formación durante el cual los colaboradores puedan familiarizarse con el programa y aprender una metodología común.
Eficiencia y progreso social: ¿qué beneficios «ocultos» ofrece un software de planificación?
Entre las múltiples ventajas que ofrecen los programas de planificación, cabría destacar las siguientes:
- Acceso a una planificación actualizada en tiempo real
- Difusión en varios soportes: PC, tableta, smartphone
- Un aumento de la legibilidad para todos
Su principal ventaja tiene que ver con el cumplimiento y la gestión de las obligaciones legales, ya sea en materia de organización del trabajo o de su control.
Si un planificador resuelve un problema de producción decidiendo que un determinado empleado no disfrute de la pausa que le corresponde, hará funcionar el sistema, pero estará haciendo que la empresa incumpla la ley. Si, por el contrario, la gestión de la empresa está debidamente estructurada, esta tendrá habilitadas las protecciones necesarias para evitar cualquier incumplimiento.
En este sentido, los programas de planificación pueden considerarse impulsores del «progreso social».
La colaboración al servicio de la planificación flexible del trabajo
La evolución de las expectativas salariales en materia de gestión o de interacciones sociales obliga a las empresas a replantearse sus métodos de organización.
Tomemos el ejemplo de un jefe de equipo, que debe intercambiar las planificaciones de dos empleados: el Sr. García y el Sr. González. ¿Cómo distribuir la información con rapidez? Excel© no permite la conexión con herramientas de mensajería. Por el contrario, un software de planificación puede acceder a los datos de RRHH de la empresa, por lo que puede enviar de inmediato un SMS a ambos colaboradores.
Otro ejemplo: un empleado tiene una cita médica a las 10:00 h, pero trabaja de mañana la próxima semana. Desea intercambiar su planificación del día con un compañero, e informa de ello a su jefe de departamento.
Si este último tuviese que gestionar por sí solo las planificaciones de 100 empleados en Excel©, tendría que reorganizarlo todo, lo que podría llevarle a rechazar la solicitud. Sin embargo, con una herramienta de gestión sencilla y centralizada como el software de gestión de tiempos Kelio, un empleado puede solicitar directamente el intercambio de planificación con otro compañero.
El cambio solo será válido una vez que se verifique el cumplimiento de las exigencias legales para ambos colaboradores, el coste generado para la empresa y la coherencia del intercambio. ¡Así, el empleado puede solucionar su problema prácticamente por sí solo desde su smartphone!
Software de planificación y mejora de la calidad de vida en el trabajo (CVT)
Según los editores de soluciones de gestión de tiempos, en la mayoría de los casos, las empresas recurren a una solución de planificación centralizada y metódica para servir a un objetivo de crecimiento.
Sin embargo, surgen nuevas exigencias. Observamos que la CVT y la conciliación de la vida profesional y personal cada vez tienen más que ver con la organización del trabajo.
«Las empresas desean responder a necesidades específicas. Si un colaborador no se siente bien este mes, ¿por qué no aligerar su carga con efecto inmediato planificando su trabajo en el turno de tarde y, posteriormente, en su anualización, prever que trabaje el turno de noche el próximo trimestre?».
Reactividad/proactividad, garantía de cumplimiento de las obligaciones legales, reducción de costes, racionalización de procesos: el software de planificación ofrece una ventaja decisiva a las organizaciones.
Al simplificar la implementación del tiempo en la empresa, responde a la dimensión colaborativa y participativa que desean los colaboradores y contribuye directamente a la retención del talento. En la era del «smart working», este tipo de programas pretende respaldar la revisión de los sistemas de gestión de las organizaciones.
La planificación puede convertirse en uno de los puntos fuertes de su empresa. ¿Por qué no descubrir todas las posibilidades que ofrece un software de planificación ultrapersonalizable como Kelio?
