Elaborar una nómina de manera correcta es esencial para garantizar una relación laboral justa y transparente entre empleadores y empleados. Este documento no solo refleja el salario bruto y neto del trabajador, sino que también incluye deducciones legales como cotizaciones a la Seguridad Social o la retención de IRPF. Además, gracias a sistemas de control de presencia, es posible registrar con mayor precisión elementos variables (vacaciones, horas extras, permisos retribuidos, etc.) que influyen en la nómina.
A lo largo de esta guía, profundizaremos en cómo hacer una nómina de forma eficaz, analizando los componentes principales, los pasos para su cálculo y la relevancia de integrar herramientas de gestión que faciliten la elaboración de este documento conforme a la normativa vigente en España.
¿Qué es una nómina?
La nómina es el documento oficial que refleja tanto las percepciones salariales y no salariales de un empleado como las distintas deducciones que se le aplican (cotizaciones y retenciones). A través de este documento, se determina el salario neto o líquido a percibir en nómina, una cifra que debe coincidir con lo efectivamente pagado al trabajador.
En la nómina se especifican:
- El salario base y los diferentes conceptos salariales (complementos, horas extras, incentivos, etc.).
- Aquellas percepciones no salariales, como dietas o plus de transporte exentos de cotización.
- Las deducciones aplicadas, como cotizaciones a la Seguridad Social e IRPF.
Al cumplir estos requisitos, la nómina respalda la transparencia entre empresa y trabajador, y sirve de comprobante en caso de dudas o reclamaciones.
Por otro lado, en España, y otros países, es obligatorio que toda nómina refleje las retribuciones abonadas al trabajador y los descuentos efectuados. Una nómina que cumpla con esta normativa:
- Garantiza claridad: el trabajador puede verificar cómo se han calculado sus ingresos y contribuciones.
- Evita sanciones: el empleador demuestra el cumplimiento de sus obligaciones legales y fiscales.
- Facilita el control contable: en la gestión interna de la empresa, la nómina sirve como prueba documental de las partidas salariales.
Pasos previos para elaborar una nómina
Antes de hacer una nómina, es crucial reunir la información adecuada y asegurarse que es correcta. Cualquier error de datos puede derivar en incongruencias en los cálculos o en reclamaciones por parte del empleado.
Datos del empleado: Nombre completo, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría profesional, tipo de contrato y tipo de jornada laboral (completa o parcial).
Datos de la empresa: Razón social, CIF, código de cuenta de cotización (CCC) y dirección.
Convenio colectivo aplicable: Determina el salario base de cada categoría, los complementos y la regulación de horas extras.
Además, es fundamental contar con registros fiables de asistencia para que la nómina refleje con exactitud los importes finales. En este sentido contar con un buen sistema de control de presencia resulta determinante ya que registra de forma automática:
- Total de horas trabajadas.
- Horas extras computadas según la jornada real.
- Vacaciones y permisos retribuidos.
- Seguimiento de horas especiales (nocturnas o en días festivos).
- Cualquier otra variación horaria.
De este modo, cualquier variación en la jornada laboral se verá reflejada correctamente en la nómina sin incurrir en errores por falta de información.
Componentes de una nómina
Para comprender cómo hacer una nómina, es vital conocer los elementos que constituyen este documento y que permiten obtener el importe final a percibir por el trabajador. Estos son los apartados que aparecen de forma habitual:
Encabezado de la nómina
Esta sección incluye la información básica de identificación: los datos de la empresa y del trabajador, así como el periodo de liquidación al que corresponde el pago. El encabezado asegura que no haya confusiones sobre quién recibe la remuneración y en qué fechas se devenga el salario.
- Datos de la empresa: razón social, CIF y cuenta de cotización.
- Datos del trabajador: identificación personal (nombre completo, DNI) y categoría profesional.
- Periodo de liquidación de una nómina: especifica los días o el mes que cubre esa nómina. Por ejemplo, del 1 al 30 de un mes determinado o el período que se establezca en el contrato.
Devengos
Los devengos recogen todas las cantidades que el trabajador genera:
Percepciones salariales:
- Salario base: Establecido por el convenio colectivo en función de la categoría profesional.
- Complementos salariales: Podrían ser plus de antigüedad, peligrosidad, nocturnidad, disponibilidad u otros específicos de cada convenio.
- Horas extras: Si las hubiera, se calculan mediante el registro horario y se remuneran conforme al convenio o a la ley.
Percepciones no salariales:
- Dietas y plus de transporte: Se consideran gastos y, por lo general, no cotizan.
- Indemnizaciones o suplidos: Cantidades que compensan costes que el trabajador asume en el desempeño de sus funciones.
Deducciones
En este apartado se detallan los importes que se restan del total devengado para cumplir con las obligaciones legales:
- Cotizaciones a la Seguridad Social: Incluyen contingencias comunes, desempleo, formación profesional y, en algunos casos, horas extras.
- Retención de IRPF: Varía según el ingreso bruto del trabajador y su situación familiar o personal (número de hijos, estado civil, etc.).
Líquido a percibir
Tras aplicar las deducciones sobre los devengos, obtenemos el salario neto o líquido a percibir en nómina. Esta cifra final es la que el empleado recibe cuando se paga la nómina y es la que refleja con exactitud la compensación monetaria real que percibe por su trabajo.
¿Cómo calcular una nómina paso a paso?
Saber cómo calcular la nómina de un trabajador implica seguir una serie de fases ordenadas. A continuación, resumimos el procedimiento para entenderlo con claridad y así evitar errores:
Determinar las percepciones salariales
El primer paso es identificar el salario base del empleado, según lo establecido por el convenio colectivo o el contrato. Posteriormente, se añaden los complementos salariales correspondientes y las posibles horas extras, calculadas en base a los registros del control de presencia.
Calcular las percepciones no salariales
Esto incluye todos aquellos conceptos que no cotizan, como dietas o plus de transporte. Es importante separarlos de las percepciones salariales para que queden claramente identificados.
Sumar los devengos totales
Se totalizan las percepciones salariales y no salariales para obtener el ingreso bruto o “total devengado”. Por ejemplo:
- Salario base: 1.200 €
- Complemento de antigüedad: 50 €
- Horas extras: 80 €
- Dietas exentas: 30 €
- Total devengado: 1.360 €
Aplicar las deducciones
En toda nómina se deben aplicar las siguientes deducciones:
- Cotizaciones a la Seguridad Social: Se calculan sobre la base de cotización (salario base + complementos) siguiendo los porcentajes legales.
- Retención de IRPF: Se aplica un porcentaje que depende de la base imponible y de las circunstancias personales y familiares del trabajador.
Obtener el líquido a percibir
El resultado final tras restar deducciones al total de devengos es el salario neto. Este es el importe que la empresa ingresa al empleado en su cuenta bancaria.
Elementos variables de la nómina basados en el control de presencia
El control de presencia garantiza que la información sobre jornadas, ausencias y horas extraordinarias sea exacta, reflejándose de forma transparente en la nómina. Entre los elementos variables más frecuentes se encuentran:
Vacaciones
- El sistema de control de presencia facilita el registro de los días de vacaciones disfrutados.
- En caso de vacaciones no disfrutadas por finalización de contrato o acuerdos con la empresa, se incluyen las compensaciones económicas correspondientes.
Horas extras
Mediante el registro horario, se contabilizan las horas extra trabajadas. Estas se retribuyen según los importes establecidos en el convenio, pudiendo compensarse también con días de descanso.
Horas especiales
- Nocturnas: Trabajadas entre las 22:00 y las 06:00, suelen implicar un plus.
- Festivas: Realizadas en días festivos, tienen una remuneración incrementada.
- Turnos especiales: Cada convenio establece sus condiciones para el pago y definición de este tipo de horas.
Permisos retribuidos
Los permisos por matrimonio, nacimiento de hijos, fallecimiento de familiares u otros supuestos legales se registran de forma automatizada. Así, la nómina muestra de manera clara cómo se han remunerado esos días.
Herramientas y plantillas para elaborar nóminas
Contar con herramientas de apoyo a la hora de hacer una nómina resulta muy útil. Estas soluciones ayudan a automatizar los cálculos, reducir errores y mantener la documentación ordenada.
Programas recomendados:
Para la elaboración de nóminas son muy recomendados los siguientes programas:
Plantillas de Excel:
Las plantillas de Excel para nóminas suelen incluir fórmulas personalizables que permiten:
- Calcular salarios base y complementos de forma automática.
- Aplicar retenciones y cotizaciones en función de los porcentajes.
- Controlar las variaciones de horas extras, permisos y vacaciones en pestañas o secciones adicionales.
Este formato es ideal para pequeñas empresas o negocios que no manejan un volumen muy grande de empleados. Su principal ventaja radica en la facilidad de uso y la posibilidad de adaptarse al convenio colectivo correspondiente.
Software de gestión de RR.HH.:
Para compañías que buscan una mayor automatización e integración, existen programas especializados que van más allá de la simple elaboración de nóminas. Estas soluciones:
- Centralizan la información de todos los empleados, incluyendo historial, ausencias y vacaciones.
- Automatizan el cálculo de horas extras, complementos o retenciones fiscales.
- Permiten informes detallados sobre costes laborales y productividad, facilitando la toma de decisiones.
Al disponer de datos actualizados en tiempo real, los software de gestión de RR.HH. garantizan precisión en las cifras y agilizan el proceso de confección de nóminas, lo cual se traduce en una gestión laboral más eficiente y segura.
Principales ventajas de estas herramientas:
- Automatización de cálculos: menos posibilidades de errores en porcentajes de IRPF y Seguridad Social.
- Integración de datos: el control de presencia se sincroniza con la herramienta de nóminas.
- Actualizaciones continuas: cambios legislativos y de convenio se pueden incorporar de forma rápida.
Preguntas frecuentes sobre la elaboración de nóminas
A continuación, respondemos a algunas de las inquietudes más comunes que suelen surgir al momento de elaborar una nómina. Estas preguntas abarcan desde conceptos básicos hasta cuestiones puntuales sobre retenciones y errores en los cálculos.
¿Qué es el periodo de liquidación de una nómina?
El periodo de liquidación de una nómina es el intervalo de tiempo en el que el trabajador genera sus devengos. Normalmente, abarca un mes (del día 1 al día 30 o 31), aunque en algunos casos puede establecerse otro rango. Entender este periodo es esencial para reflejar correctamente las horas y los días trabajados durante ese lapso.
¿Cómo se calcula la retención del IRPF en la nómina?
La retención de IRPF se determina en función de la base imponible (principalmente el salario bruto, incluyendo los complementos que sí cotizan) y las circunstancias personales y familiares del trabajador.
- Base imponible: Se calcula sumando el salario base y los complementos salariales, restando las cotizaciones de la Seguridad Social correspondientes a contingencias comunes.
- Tablas y porcentajes: La Agencia Tributaria publica tablas de retenciones que indican el tipo aplicable según la base imponible y los datos familiares (estado civil, hijos, etc.).
- Ajustes o regularizaciones: Si a lo largo del año cambian las circunstancias personales (por ejemplo, un nacimiento), la empresa puede volver a calcular el tipo de IRPF para ajustarse a la nueva realidad del trabajador.
¿Cómo afecta el control de presencia a la nómina?
Al contar con un sistema de control de presencia, los datos de asistencia (incluyendo horas extras, días festivos y permisos) se reflejan automáticamente. Esto asegura un cálculo fiel de los devengos y garantiza la exactitud del salario neto a percibir.
¿Qué hacer en caso de discrepancias en la nómina?
Si el empleado detecta errores o considera que hay un importe mal calculado, debe comunicárselo al departamento de recursos humanos o a la persona responsable de confeccionar las nóminas. La empresa deberá revisarla con detenimiento haciendo las comprobaciones pertinentes y, si procede, emitirá una nómina rectificada. Si persiste el error, el trabajador puede recurrir a instancias legales o administrativas para resolver las discrepancias.
Conclusión
Saber cómo hacer una nómina de forma correcta exige conocer la normativa vigente, los conceptos salariales y la importancia de un buen control de presencia. Desde el salario base y los complementos hasta la retención de IRPF y las cotizaciones, cada elemento influye en la transparencia y legalidad de la relación laboral.
Disponer de datos fiables es esencial para evitar desacuerdos y sanciones. En este sentido, un registro horario minucioso y el uso de plantillas o software de recursos humanos favorecen la precisión de cada nómina. Al dominar cuáles son sus principales apartados, las empresas garantizan a los empleados la remuneración debida, reforzando así la confianza mutua.
Con un proceso bien estructurado y las herramientas adecuadas, la elaboración de nóminas deja de ser un desafío para convertirse en un procedimiento ágil y seguro para todas las partes.
