La digitalización nos ha permitido acelerar los procedimientos de las tareas administrativas.
Te contamos cómo puedes firmar un documento de manera remota para ahorrar tiempo y gestión de papeleo.
Soluciones Kelio para digitalizar firmas en documentos: que es
Décadas atrás, no hubiéramos imaginado que firmar un documento sin la presencia física sería posible.
Gracias a las nuevas tecnologías aplicadas a las labores administrativas en el ámbito empresarial, esto es un hecho y mucho más.
Digitalizar la firma de los documentos de RRHH es un proceso sencillo. Ya no tendrás que pensar en el engorroso papeleo, en envíos de postales o en el extravío de documentación.
Kelio te ofrece un módulo de digitalización completo a través del cual podrás firmar tanto documentos recurrentes como externos
Nuestro software te permite firmar de manera digital:
- Contratos de trabajo, certificados de trabajo, etc.
- Documentos individuales, como una ficha de puesto.
- Listados de fin de período.
- Documentación genérica, como un reglamento interno o protocolo sanitario.
A su vez, podrás realizar el seguimiento para ver el progreso de los documentos enviados para firma y archivar dichos documentos.
Funciones como clasificación y filtros te permitirán identificar los signatarios que no han firmado aún para relanzarlos. También para detectar errores o revocar el proceso.
Una vez que los documentos se han firmado, se archivan de manera automática en el espacio de almacenamiento Kelio.
Un archivo de prueba permite certificar la autenticidad del documento y su signatario.
Sin lugar a dudas, un sistema rápido, efectivo y seguro, ¿cierto?
Soluciones Kelio para digitalizar firmas en documentos: beneficios
“El tiempo es oro”, así dice la expresión. Y en las empresas necesitamos ahorrar tiempo para acelerar los procesos y emplearlo en otros asuntos más urgentes.
La digitalización de firma te ofrece múltiples beneficios:
- La reducción de los plazos de formalización al contratar un nuevo colaborador.
- La certificación de la identidad de los signatarios y la integridad de la documentación firmada.
- La posibilidad de enviar documentos para firmar de manera individual o en forma agrupada.
- Tareas que requieren tiempo como clasificar, guardar en un sobre, enviar o archivar, quedan suprimidas.
- No se utilizan impresiones de papel y envíos por correo. Esto no solo supone una reducción de costes, sino también la colaboración para la preservación del medioambiente.
- Los documentos firmados se archivan en forma automática.
SOLUCIONES KELIO PARA DIGITALIZAR FIRMAS EN DOCUMENTOS: FORMULA TODO INCLUIDO
En Kelio queremos facilitar la gestión de la firma electrónica para tu empresa a un coste único. Para ello, hemos creado la fórmula “todo incluido”, la cual incluye
- La firma electrónica del signatario.
- El envío de un código único para autenticar la firma vía mail o SMS.
- La firma de la empresa.
- El envío a cada signatario de un enlace desde el que pueda descargar el documento luego de ser firmado.
- La recepción y el almacenamiento del documento firmado para la empresa en su servidor Kelio.
Soluciones Kelio para digitalizar firmas en documentos: normativa jurídica
¿Tiene una firma electrónica el mismo valor probatorio que una firma manuscrita? Es una pregunta importante que probablemente ya te has hecho.
Para que la firma electrónica tenga el mismo valor probatorio debe ser validada por una autoridad de certificación.
A partir de julio del 2016, la eIDAS es la normativa que brinda el marco legal y las reglas que rigen para las firmas a gran escala de toda la Unión Europea.
La firma electrónica de un documento garantiza la identidad del signatario, la integridad del documento firmado y la obligada aceptación del documento por parte del signatario.
Con Kelio puedes estar tranquilo que todas tus firmas electrónicas son certificadas y avaladas legalmente.
En Kelio acompañamos a los responsables de Recursos Humanos para gestionar sus tareas diarias de una manera rápida, moderna y efectiva.
Quedamos atentos a tu consulta.
