Software SIRH para la gestión de Recursos Humanos
Descubre cómo el software SIRH puede simplificar la gestión de recursos humanos en tu empresa
El término software SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) ha pasado a formar parte del vocabulario habitual de cualquier empresa. Este término hace referencia a un conjunto coherente de funcionalidades de software que facilitan la gestión de los colaboradores: desde la contratación al establecimiento de la nómina, de la gestión administrativa del personal a la gestión del talento, pasando por la gestión de competencias, formaciones, evaluaciones o notas de gastos.
¿Qué es un Software SIRH?
Un software SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) es una solución informática completa que pretende facilitar y centralizar la gestión de los recursos humanos de una organización.
Un software SIRH a menudo se compone de diferentes módulos. En función de las necesidades, los medios y las particularidades de cada empresa, la implementación de un software SIRH permitirá gestionar la contratación, la formación, la nómina, la gestión de tiempos y actividades, la gestión administrativa del personal, la gestión del talento, la gestión de evaluaciones, etc. de uno o varios establecimientos de una misma empresa.
Funcionalidades del software SIRH: Módulos
Los software SIRH son cada vez más eficaces y modulables. Este carácter modular permite a cada organización componer su propio SIRH «a la carta» en función de sus necesidades y de la madurez de su proceso de digitalización de RRHH.
Por lo general, un SIRH completo se compone de los siguientes módulos y funcionalidades principales:
- Gestión de tiempos de trabajo y actividades (GTA)
- Gestión de vacaciones y ausencias
- Gestión administrativa del personal
- Seguimiento de certificaciones
- Seguimiento de revisiones médicas y vacunaciones
- Gestión del onboarding en RRHH (acogida de nuevos colaboradores)
- Gestión de los historiales de formación
- Gestión del talento, el empleo y las competencias
- Gestión del teletrabajo
- Firma electrónica y archivado electrónico seguro de documentos de RRHH (digitalización)
- Protección de RRHH y social
- Medición de la calidad de vida en el trabajo
- Generación de informes de RRHH (balance social, indicadores, etc.)
- Portal de RRHH o portal de colaboradores.
Por lo tanto, a la hora de elegir un software SIRH, se deberá prestar especial atención a los módulos disponibles y su contenido. También habrá que asegurarse de que dichos módulos estén verdaderamente integrados; es decir, que permitan el intercambio de datos de RRHH sin necesidad de reintroducción de un módulo a otro.
¿Por qué instalar un software de gestión de RRHH?
Hoy en día, la gestión de Recursos Humanos ha aumentado en complejidad. Ya no se limita a los expedientes de personal y la validación de permisos o vacaciones. Entre la promoción de la marca empleadora, la fidelización del talento o la gestión de competencias, la función de RRHH ha adquirido una dimensión estratégica decisiva para las empresas.
Así, la función de RRHH debe optimizar la gestión de aquellas tareas administrativas que consumen más tiempo, para así liberar tiempo y recursos que poder dedicar a la gestión del talento y a responder a los retos estratégicos de la organización.
Ventajas de utilizar un Software SIRH
La digitalización de los RRHH mediante el uso de un SIRH ofrece numerosas ventajas:
Un software SIRH permite automatizar, centralizar y unificar los procedimientos.
Una de las principales funciones de un software SIRH consiste en permitir la automatización de las tareas que más tiempo consumen y de menor valor añadido, como la reintroducción de los días de vacaciones, el cálculo de los elementos variables de nómina, la activación de mánagers para la planificación de las revisiones médicas, etc.
La automatización de las tareas va acompañada de una centralización de los datos y de la simplificación de sus actualizaciones. Con un software SIRH, ya no tendrá que alternar entre varios archivos de Excel©. La totalidad de la información estará centralizada en una única base de datos que alimentará todos los módulos.
La implementación de un software SIRH también ofrece la oportunidad de unificar los diferentes procedimientos de RRHH. Así, evitará generar frustración a sus colaboradores por las diferencias de gestión entre los distintos departamentos o establecimientos.
Un software de RRHH protege los datos y garantiza la conformidad de las prácticas
Optar por la digitalización de los recursos humanos permite garantizar una protección óptima de los datos y prácticas de RRHH.
Lógicamente, es imposible garantizar una fiabilidad total de los datos de RRHH, ya que una parte de ellos se introduce manualmente, y es imposible eliminar el riesgo de error humano. No obstante, la automatización y la centralización de los datos le evitarán tener que introducir los datos varias veces, lo que reducirá considerablemente el riesgo de error.
Gracias a las diferentes alertas del sistema SIRH en materia de derecho laboral, recibirá asistencia a diario en cuanto a los aspectos jurídicos y periódicos de la gestión del personal. El SIRH Kelio permite bloquear ciertas entradas de datos para evitar planificar horarios de trabajo que sean incompatibles con la legislación en vigor. Además, el software Kelio puede ofrecer alertas automáticas relacionadas con la realización de las revisiones médicas obligatorias de los empleados a los que corresponda.
Utilice el sirh de rrhh para gestionar su estrategia mediante analisis e indicadores
Al equiparse con un software SIRH, tendrá acceso a una biblioteca de datos de RRHH. Gracias a una serie de indicadores fiables y precisos, podrá editar sus cuadros de mando de RRHH con solo unos clics para gestionar y optimizar sus políticas de RRHH.
La necesidad de los datos para la gestión de RRHH es fundamental: política de remuneración, absentismo, optimización de la planificación de recursos internos o gestión de empleos y competencias, etc. Con indicadores fiables y fáciles de actualizar, podrá obtener una visión clara de su situación y definir una estrategia de RRHH que contribuya al éxito y a la continuidad de sus actividades.
Un Software sirh de RRHH simplifica la experiencia de los colaboradores
El software SIRH contribuye a mejorar la experiencia de los colaboradores internamente gracias a las siguientes ventajas:
- Simplificación de los procesos de RRHH con o sin validación (flujos de trabajo)
- Descentralización de las decisiones de RRHH a los mánagers locales
- Responsabilización de los colaboradores Pueden consultar sus saldos con total autonomía, actualizar su información de empleado o realizar trámites como solicitar formación, vacaciones, transferencias de cuenta, etc.
- Habilitación de un portal de RRHH intuitivo y fácil de usar para todos.
Un SIRH facilita la gestión administrativa de RRHH a todos los colaboradores, que así podrán centrarse en sus tareas de valor añadido. Un SIRH eficaz contribuye a la imagen de la empresa, al bienestar en el trabajo y, en última instancia, a la fidelización del talento.
Promocione la marca empleadora con un sistema de información de recursos humanos
Externamente, determinados módulos del SIRH ofrecen grandes ventajas en términos de promoción de marca empleadora. Es el caso de los módulos de software dedicados a la contratación (ATS), que mejoran la experiencia de los candidatos con funcionalidades como la presentación lúdica de la empresa, el envío de candidaturas en vídeo o la programación de respuestas sistemáticas para no olvidar a ningún candidato.
¿A quién beneficia un software SIRH de recursos humanos?
Por naturaleza, un software SIRH es una herramienta colaborativa que aporta diferentes ventajas según la condición y el perfil de derechos del usuario. Veamos algunos ejemplos concretos de qué aporta un SIRH a cada tipo de usuario:
A los colaboradores
- Autonomía para consultar su información de RRHH (saldos de vacaciones, contadores de tiempo, certificados de nómina, etc.) y para actualizar sus datos mediante el acceso a un portal de RRHH de empleados
- Realización de sus trámites de RRHH: solicitud de vacaciones, transferencia de cuentas, modificación del día de teletrabajo, etc.
- Acceso a información interna desde su portal de RRHH (p. ej., organigrama, etc.)
A los mánagers
- Notificación y validación de las solicitudes de los empleados: solicitud de vacaciones, hojas de tiempo, solicitud de teletrabajo, etc.
- Visualización de los programas de su equipo en tiempo real
- Alertas de anomalías o de tareas pendientes: ausencias no previstas, recordatorio de revisiones médicas próximas, plazos importantes (p. ej., de finalización de contrato), etc.
- Ayuda en la elaboración de programas complejos
Para los gestores de RRHH
- Acceso a información de RRHH centralizada, segura y actualizada Posibilidad de acceder a dicha información de forma remota mediante soluciones SIRH en la nube Acceso a informes que permitan gestionar la estrategia de RRHH
- Alertas y notificaciones en caso de anomalías: fichaje fuera de hora, superación de horario, etc.
- Descentralización de ciertas tareas mediante delegación a los mánagers
- Exportación fiable de los elementos variables de nómina con solo unos clics
- Ayuda en el cumplimiento de las obligaciones legales y convencionales mediante actualizaciones automáticas, alertas, etc.
¿A qué empresas están dirigidas la soluciones de gestión de RRHH?
Los SIRH son configurables y se adaptan a cualquier tipo de organización: empresas privadas, organismos públicos, asociaciones, etc.
Por su carácter modular, un software SIRH puede adaptarse a organizaciones de todos los tamaños de plantilla, desde pymes hasta grupos internacionales.
La complejidad de ciertos convenios colectivos u organizaciones (horarios estacionales, nocturnos, intervalos horarios muy amplios, etc.) justifica la adquisición de un software SIRH con independencia del tamaño de la plantilla.
¿Cómo elegir el software SIRH adecuado?
¿Le conviene optar por un software SIRH o a la carta? ¿Debe decidirse por el modo SaaS (Cloud) o adquirir un software SIRH que poder instalar en sus propios servidores? ¿Debe desplegarlo de una sola vez o a medida que evolucionen sus necesidades?
La elección e implementación de un software SIRH no deben improvisarse. Deben responder a sus expectativas y necesidades reales. Para definirlas, deberá proceder en tres pasos:
Paso 1: Evaluación de los procesos internos de RRHH y cómo el SIRH puede mejorarlos
Evaluar el estado de los procedimientos de gestión de RRHH es un paso tedioso pero indispensable.
Para cada ámbito principal (contratación, gestión administrativa del personal, gestión de vacaciones, etc.), deberá hacer un inventario de las prácticas que están en vigor en la organización:
- ¿Quién o qué evento desencadenan un procedimiento de RRHH?
- ¿Quién está a cargo de la supervisión, realización o validación?
- ¿Cuáles son los plazos de tratamiento?
- ¿Cuáles son los medios de restitución?
- Y más...
Paso 2: redactar el pliego de condiciones deL SIRH
Partiendo de su evaluación de estado, defina sus expectativas de manera precisa. Puede crear uno o varios grupos de trabajo encargados de abordar el pliego de condiciones de su futuro SIRH.
Durante esta fase, puede proceder, por ejemplo, de la siguiente forma:
- Reagrupar los procedimientos y luego clasificarlos en función de su temática, de su recurrencia, de su importancia o de cualquier otro criterio que considere oportuno para la organización.
- Detallar con precisión el desarrollo de cada procedimiento e identificar todos los puntos fuertes y los puntos débiles de cada uno de ellos, así como sus restricciones legales u organizativas.
- Elaborar la lista de las expectativas y mejoras que desea lograr con el uso del SIRH. Tenga en cuenta que, en este paso, se puede involucrar a todos los colaboradores. Así, además de reforzar el compromiso, podrá conocer las mejoras que solo los colaboradores sobre el terreno serán capaces de proponer.
- Priorizar sus expectativas: funcionalidades imprescindibles, importantes u opcionales. Este paso de definición de prioridades es fundamental para no perder de vista las necesidades indispensables de la organización, sin dejarse deslumbrar por funcionalidades que, a pesar de ser llamativas, sean más bien accesorias.
Paso 3: realizar su convocatoria de ofertas del SIRH
Una vez que haya redactado el pliego de condiciones, estará en disposición de identificar las principales funcionalidades que serán indispensables para el correcto funcionamiento del SIRH.
Esto le permitirá realizar una primera selección de las principales empresas del mercado. Le recomendamos que, inicialmente, haga una selección previa de entre 3 y 5 proveedores a los que solicitar un presupuesto o demostración.
Aparte de las funcionalidades esperadas del SIRH, también puede evaluar a las empresas en función de una serie de criterios: años de experiencia en el mercado, reseñas de los clientes, salud financiera, número de instalaciones realizadas, etc.
Este paso le permitirá delimitar la lista inicial para facilitarle la elección. Si no es el caso, céntrese en los detalles y en la atención al cliente que se le ofrece:
- ¿Los equipos están fácilmente accesibles?
- ¿Están incluidas las actualizaciones y la conformidad jurídica, social y de RRHH?
- ¿Contará con asistencia para el despliegue y la instalación del software SIRH?
- ¿Qué sucede en caso de indisponibilidad del software?
- ¿Dónde se almacenarán los datos digitales? ¿Con qué nivel de protección?
Pues, si las funcionalidades son importantes para el SIRH, la atención al cliente lo es en la misma medida.
¿Cómo implantar un portal SIRH en la empresa?
El despliegue de un software SIRH requiere tiempo y preparación. Efectivamente, no basta con instalar un portal de RRHH y esperar a que se produzca la magia.
Antes de comenzar, deberá planificar la recopilación e integración de los datos de RRHH (expedientes de personal, contadores de horas y vacaciones, datos relacionados con la nómina, etc.).
Idealmente, conviene formar dos equipos:
- Un equipo de gestores de RRHH y TI íntegramente dedicado a la parametrización y al despliegue de la solución SIRH con la ayuda de los consultores del desarrollador de software.
- Un segundo equipo compuesto por voluntarios que sirvan como colaboradores de prueba antes del despliegue definitivo. De este modo, podrá recopilar sus impresiones sobre el uso del SIRH y determinar qué funciona y qué puede mejorarse aún.
Simultáneamente a la parametrización, las fases de pruebas y comprobaciones son determinantes para asegurar que los resultados obtenidos se corresponden con las expectativas.
Los equipos de Kelio, con más de 35 años de experiencia en el mercado, tienen en cuenta las experiencias acumuladas de miles de clientes.
¿Cuánto tiempo lleva la implementación de un software SIRH?
El tiempo de instalación de un SIRH varía dependiendo de la complejidad de la organización, del historial de datos que se debe reintegrar y del número de módulos de software que desea desplegar.
Los proyectos de grandes cuentas pueden alargarse varios años, mientas que un terminal de fichaje sencillo se puede instalar y parametrizar en menos de una hora. En cualquier caso, la duración media de los proyectos es de entre 3 y 6 meses.
¿Cómo suscitar la adhesión a la hora de implementar un software de gestión de RRHH?
El software SIRH o de gestión de tiempos es el único que utilizan todos los empleados de una organización.
Con cualquier cambio del software de RRHH, incluso si este último es positivo, es habitual que surjan reticencias en algunos colaboradores.
Por lo tanto, es fundamental que el cambio vaya acompañado de una serie de acciones:
- Una comunicación interna sobre los motivos del cambio y sobre las ventajas que supone para los colaboradores: mayor autonomía (consulta de sus saldos, solicitud de vacaciones, etc.), mayor transparencia (por ejemplo, en la toma en cuenta de su presencia), tratamiento más equitativo (mismo tratamiento en todos los departamentos)
- Acciones de formación para los gestores de RRHH y los usuarios clave de la solución de RRHH (responsables de planificación, mánagers operativos, etc.)
- Acciones de ayuda a los empleados usuarios: creación de una guía de uso para la adopción del SIRH, designación de contactos del personal que ejerzan de embajadores para con sus compañeros, etc.
¿Puede un SIRH abarcar varias sedes o países?
El software SIRH Kelio está traducido a 17 idiomas, con pantallas idénticas. Esto permite su despliegue en distintos países y distintas sedes, con el fin de unificar las prácticas de RRHH en todo un grupo.
¿Cuál es el ROI de un software SIRH?
El cálculo del ROI (retorno de la inversión) de un software SIRH no es fácil de definir en términos genéricos. Depende, en primer lugar, del punto de partida de la empresa en términos de digitalización de RRHH. ¿Hay procesos preexistentes íntegramente en papel? ¿Qué procesos de RRHH están ya digitalizados?
Además, resulta difícil obtener una equivalencia económica de cada beneficio obtenido con el SIRH: por ejemplo, ¿cómo sería posible evaluar el efecto de la modernización de la imagen de la empresa o de haber evitado un error de nómina?
Los aspectos observados con más frecuencia son el ahorro de tiempo y de costes en la gestión de las tareas administrativas de RRHH.
