Reserva sala Kelio para tus reuniones presenciales
Una reunión improvisada a última hora siempre significa un dolor de cabeza.
No encontramos sala y decidimos colarnos en una que está libre hasta que nos invitan a retirarnos porque estaba reservada por otra persona.
Te explicamos cómo gestionar la reserva de una sala de reuniones para optimizar la organización y la productividad de tu empresa.
RESERVA SALA KELIO PARA TUS REUNIONES PRESENCIALES: VOLVER A LA OFICINA
El nuevo escenario de cuidado sanitario al que nos enfrentamos hoy nos obliga a asegurar en la oficina el distanciamiento social y los aforos máximos permitidos.
En este contexto, es fundamental contar con una herramienta que nos permita reservar espacios para realizar reuniones presenciales de una manera más segura y efectiva.
Todas las empresas buscan dar continuidad a sus actividades de negocio con normalidad. Una de ellas es poder reunirse para trabajar en equipos con colaboradores internos y externos, proveedores y clientes.
Para que el regreso a la oficina sea seguro, es importante que los empleados tengan acceso a la reserva de salas para poder asignar oficinas limpias y desinfectadas.
Es por este motivo que te presentamos los terminales conectados Kelio Visio X7, una forma de simplificar la gestión de reservas de salas de manera moderna y eficaz.
RESERVA SALA KELIO PARA TUS REUNIONES PRESENCIALES: KELIO VISIO X7
La gestión de reservas de salas de reuniones es más fácil con el módulo Kelio Reservas.
Se trata de un software de última tecnología que funciona como complemento al calendario Outlook.
Los terminales inteligentes conectados Kelio Visio X/7 se instalan en la entrada de las salas para facilitar la gestión y ofrecer una visión real de la ocupación.
Esto permite visualizar la disponibilidad de una sala, efectuar una reserva directamente desde el terminal, controlar el acceso a la sala y consultar información sobre una reserva en curso.
Una gran ventaja que ofrece este sistema es que las reservas son sincronizadas para optimizar la ocupación de las oficinas.
La información sobre las reservas se comparte en tiempo real. Esto significa que cualquier reunión creada en Outlook se transfiere a los terminales táctiles, permitiendo visualizarlas en directo desde al lado de la sala.
A su vez, si se crea o modifica una reserva, los participantes reciben una notificación en su calendario Outlook.
Si una reunión termina antes de lo previsto, se la puede cerrar desde el terminal para que la sala vuelva a estar disponible.
Kelio Reservas ofrece un acceso seguro a las salas de reuniones.
Los equipos y proyectores estarán en un espacio protegido, ya que solo el organizador y los participantes podrán acceder a la sala durante el tiempo de reserva.
Si ocurriera un incidente, la información sobre la reserva de la sala servirá como dato.
El sistema Kelio reservas ayuda a reducir el tiempo para organizar las reuniones. Es una herramienta que facilita la búsqueda de salas disponibles, incluso a último momento.
Además, evita interrupciones debido a que a la sala reservada solo acceden los asistentes a la reunión.
RESERVA SALA KELIO PARA TUS REUNIONES PRESENCIALES: COMO HACERLO
Reserva rápida y fácilmente tu sala de reunión. Para ello, sigue los siguientes pasos:
- Crea una reunión en tu agenda Outlook. Los detalles serán transmitidos al terminal asociado a la sala de reunión. Esto evitará la ocupación inesperada de la sala.
- Al encontrar una sala disponible, crea o modifica una reunión directamente sobre la pantalla del terminal Kelio Visio X7. Los participantes convocados recibirán una notificación a través del calendario Outlook. Durante la reunión, la sala se marca como ocupada y no accesible para personas que no han sido invitadas.
- Si tu reunión termina antes de lo previsto, pueden liberar la sala sobre el terminal a la entrada de la sala. Esta sala se mostrará como libre en los calendarios Outlook.
Reservar una sala para tus reuniones presenciales siempre será más fácil y efectivo con Kelio.
Confía en nuestras terminales Kelio Visio X7.
Un sistema fabricado con tecnología de vanguardia para ofrecer las mejores prestaciones para tu empresa.
